Как проводится выемка документов (предметов) при налоговой проверке

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как проводится выемка документов (предметов) при налоговой проверке». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

После предъявления постановления о проведении выемки инспекторы обязаны представителям налогоплательщика разъяснить их права и обязанности. На практике инспекторы дают листок бумаги, на котором изложены права и обязанности, а также написано, что вы ознакомлены, и требуют, чтобы вы его подписали.

Еще одно судебное решение.

Отметим, что рассмотренное дело и позиция судов, приведенная в нем, не единичны. Например, в Постановлении от 11.06.2019 № Ф09-2372/19 по делу № А34-6365/2018 АС УО рассмотрел аналогичный спор и признал достаточными основаниями для проведения выемки документов следующие обстоятельства:

• информация, полученная в ходе допросов бывших работников контрагентов налогоплательщика, свидетельствует о возможном создании схемы уклонения от налогообложения и ведении последним «двойной бухгалтерии»;

• названными лицами представлена информация о централизованном ведении бухгалтерского учета самим обществом.

ФНС считает выемку документов у контрагента правомерной.

Где налоговая проверка может изъять документы? По фактическому адресу, по адресу регистрации, у контрагента. Такую позицию ФНС озвучила в письме от 17.09.2021 г. № СД-4-2/13234@.

ФНС исходит из того, что в законодательстве нет прямого указания, что выемка может быть осуществлена только по месту регистрации компании, следовательно, выемка может осуществляться там, где компания фактически ведет свою деятельность.

Кроме того, ФНС выразило свое согласие с позицией Арбитражного суда Московского округа, который вынес решение о проведении выемки документов у контрагента компании. Речь идет о деле № А40-17635/2018 от 28 февраля 2019 года. По мнению ФНС, утверждение, что выемка может проводиться только на территории налогоплательщика, является ошибочным. Выемка может быть проведена и на территории его контрагента, если имеются сведения, подтверждающие взаимозависимость компаний.

СБИС Электронный документооборот позволяет держать в порядке документооборот с контрагентами, существенно ускорить движение документов в компании, и приятным бонусом — сократить расходы на бумагу, комплектующие и т.п.

Изъятие документов налоговым органом

Деятельность налоговых органов во многом регламентируется Налоговым кодексом РФ³, который, в отличие от уголовно-процессуального законодательства, не отличается особой четкостью.

Тем не менее налоговики обязаны соблюдать следующие правила. Выемка документов производится ими на основании постановления о производстве выемки, изъятия документов и предметов⁴. Данное постановление должно быть обязательно подписано должностным лицом налогового органа, осуществляющего выездную налоговую проверку, а также утверждено руководителем (заместителем) соответствующей ИФНС⁵.

Выемка документов по окончании выездной проверки

Итак, возможность выемки документов при проведении выездной проверки прямо предусмотрена нормами закона. Однако ст. 94 НК РФ не установлен конкретный срок изъятия документов. Выездная проверка в силу п. п. 6, 8 ст. 89 не может продолжаться более двух месяцев со дня вынесения ИФНС решения о ее назначении. Указанный срок может быть продлен до четырех месяцев, а в исключительных случаях — до шести. Моментом окончания контрольных мероприятий считается день составления справки о проведенной выездной проверке, оформляемой в последний ее день (п. 15 ст. 89).

Таким образом, выемка документов может быть произведена контролерами в любое время в течение выездной проверки за исключением периодов ее приостановления (п. 9 ст. 89). Естественно, при наличии веских оснований для применения этого метода налогового контроля. А могут ли изыматься документы после составления справки о проведенной проверке? По мнению ФНС России, изложенному в Письме N АС-4-2/9355, проверяющие вправе изъять необходимые документы и после окончания выездной проверки, но в определенных случаях. Причем авторы Письма акцентировали внимание на ситуациях по выемке оригиналов документов. Какие же это случаи?

Достаточные основания — что это значит?

Начнем с того, что ни в ст. 31, ни в ст. 94 НК РФ не конкретизировано, что понимать под термином «достаточные основания» для выводов о намерениях проверяемого налогоплательщика что-либо сотворить со своими документами. ФНС России (Письма от 25.07.2013 N АС-4-2/13622, от 17.07.2013 N АС-4-2/12837) и Минфин России (Письмо от 15.03.2012 N АС-4-2/4378) полагают, что вескими доводами для изъятия документов являются, например, следующие обстоятельства:

• налогоплательщик препятствует доступу должностных лиц налогового органа, проводящих выездную налоговую проверку, на его территорию или в помещение;
• налогоплательщик не обеспечивает контролерам возможность ознакомиться с подлинниками документов на своей территории при проведении выездной проверки по месту его нахождения (месту нахождения филиала, представительства, иного обособленного подразделения налогоплательщика-организации);
• налогоплательщик уклоняется от представления в налоговый орган оригиналов документов для ознакомления с ними проверяющих, если выездная проверка проводится на территории инспекции;
• проверяемое лицо отказывается от представления заверенных надлежащим образом копий запрашиваемых документов;
• для проведения мероприятий налогового контроля недостаточно копий документов проверяемого лица.

Как видим, контролирующие органы считают, что недостаточность копий документов для осуществления контрольных мероприятий является самостоятельным и достаточным основанием для изъятия их оригиналов у проверяемого налогоплательщика. Судебные органы, как правило, придерживаются того же мнения.

— предъявляет постановление о производстве выемки;

— разъясняет присутствующим лицам их права и обязанности. Не допускается производство выемки документов и предметов в ночное время, т.е. с 22 часов до 6 часов по местному времени.

2. Должностное лицо налогового органа предлагает лицу, у ко­торого производится выемка документов и предметов, добровольно выдать их, а в случае отказа производит выемку принудительно.

3. При отказе лица, у которого производится выемка, вскрыть помещения или иные места, где могут находиться подлежащие выемке документы и предметы, должностное лицо налогового ор­гана вправе сделать это самостоятельно, избегая причинения не вызываемых необходимостью повреждений запоров, дверей и дру­гих предметов. В данном случае причинение ущерба лицу, отка­завшемуся выдать требуемые предметы или документы, может считаться правомерным и не подлежит возмещению в случаях, .если налоговые органы соблюдают указанные выше требования.

4. Изъятые документы и предметы:

—перечисляются и описываются в протоколе выемки либо в прилагаемых к нему описях с точным указанием наименования, количества и индивидуальных признаков предметов, а по возмож­ности — стоимости предметов;

— пронумеровываются, прошнуровываются и скрепляются пе­чатью или подписью налогоплательщика (налогового агента, пла­тельщика сбора). В случае отказа налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора) скрепить печатью или подписью изы­маемые документы об этом делается специальная отметка в протоколе выемки.

При изъятии подлинников документов с них изготавливают копии, которые заверяются должностным лицом налогового орга­на и передаются лицу, у которого они изымаются. При невозмож­ности изготовить или передать изготовленные копии одновремен­но с изъятием документов налоговый орган передает их лицу, у которого документы были изъяты, в течение 5 дней после изъ­ятия. Подлинники изымаются в тех случаях, когда для проведе­ния контрольных мероприятий недостаточно выемки копий до­кументов налогоплательщиков и у налоговых органов есть доста­точные основания полагать, что подлинники документов будут уничтожены, сокрыты, исправлены или заменены.

Не подлежат изъятию документы и предметы, не имеющие от­ношения к предмету налоговой проверки, т.е. не связанные с ис­числением и уплатой налогов и сборов. В случае если должност­ные лица налоговых органов потребуют представления докумен­тов и предметов, не относящихся к предмету налоговой проверки, то в соответствии со ст. 21 НК РФ налогоплательщик имеет право не выполнять неправомерные требования должностных лиц нало­говых органов или обжаловать их вышестоящему должностному лицу или в вышестоящий налоговый орган.

5. Все изымаемые документы и предметы предъявляются по­нятым и другим лицам, участвующим в производстве выемки, и в случае необходимости упаковываются на месте выемки.

6. О производстве выемки, изъятия документов и предметов составляется¹ ст. 94 — протокол выемки.: (Статья 89 НК РФ раньше предусматривала составление по результатам выемки акта выемки)

Протокол о проведении выемки с соблюдением требований, предусмотренных ст. 99 НК РФ. В протоколе также фиксируются изъятые документы и предметы, их характеристики, действия лиц, участвовавших при производстве выемки, их замечания и т.д. Копия протокола о выемке документов и предметов вруча­ется под расписку или высылается лицу, у которого эти докумен­ты и предметы были изъяты.

Что такое выездная налоговая проверка?

Налоговый кодекс РФ не предусматривает конкретного определения понятия «выездная налоговая проверка». Определить суть данного надзорного мероприятия можно, рассмотрев ряд характерных признаков:

• проведение проверки осуществляется только по месту нахождения налогоплательщика;
• предмет надзорного мероприятия – правильность и своевременность уплаты налогов;
• назначается проверка исключительно руководителем налогового органа, проводится уполномоченным должностным лицом;
• срок выездной проверки составляет два месяца;
• в ходе выездных проверок осуществляется анализ документов, находящихся у налогоплательщика и запрашиваемых непосредственно ФНС РФ;
• максимальный период надзорных мероприятий составляет три года.

Таким образом, выездная налоговая проверка является формой контроля со стороны уполномоченных руководством ФНС России лиц, направленной на выявление нарушений в сфере исчисления и уплаты налогов в установленные законом сроки.

Определяя суть выездного налогового контроля, нужно обозначить положения, определяющие то, что должные лица делать не вправе.

1. Во-первых, не разрешается проведение двух и более проверок за один период или по одному и тому же виду налогов.
2. Во-вторых, в течение одного календарного года также не допускается реализация контрольных мер более одного раза.
3. В-третьих, согласно статье 89 НК РФ срок выездной налоговой проверки не может превышать трех лет, которые отсчитываются с момента вынесения решения.

Характерные нарушения

Нельзя точно определить перечень нарушений, которые могут быть выявлены в ходе проверки в месте нахождения компании. Однако практика, сложившаяся за долгие годы, анализ материалов, установленные факты привлечения к ответственности, — все это позволяет рассмотреть несколько самых распространенных примеров:

• Занижение налоговой базы.

Проявляется такое нарушение различными способами. Налогоплательщик может скрыть часть доходов от реализации или кредитной задолженности или необоснованно уменьшить стоимость отчуждаемого имущества, если такая сделка носит безвозмездный характер. В большинстве случаев эти нарушения касаются налога на прибыль организации, НДС и НДФЛ.

• Сокрытие доходов в целях уклонения от уплаты НДФЛ.

Налог на доход является предметом большинства нарушений. Распространенными вариантами выступают неправомерные действия при исчислении и уплате НДФЛ с заработной платы, а также при реализации имущества, если речь идет о физических лицах.

• Завышение расходов.

Здесь речь идет о попытки сократить сумму налога на прибыль, которая рассчитывается путем вычета затрат из полученного дохода. Чем меньше эта разница, тем ниже налог. В данном случае осуществляется сокрытие фактических полученной прибыли.

• Неправильное применение УСН.

Здесь также нарушаются правила относительно предельной суммы дохода, достижение которой не позволяет предприниматель платить налоги по данному льготному режиму с заниженной ставкой.

• Непредставление документов в налоговый орган.

Речь идет о декларациях, ответах на запросы, объяснениях и иных сведениях, которые обязательны к передаче в ИФНС. Такие действия также могут считаться правонарушением.

Полной сводный перечень характерных нарушений, которые выявляются путем проведения проверок на местах, можно найти на сайте «Шмелева и Партнеры».

Документальное сопровождение

Проведение выемки предполагает документальное оформление. В частности, необходимо составить постановление. Оформляется оно на основании формы, утвержденной Приказом ФНС №ММВ-7-2/189 от 8.05.15. Постановление может быть вынесено инспектором, ответственным за конкретную проверку. Утвердить документ должен руководитель инспекции или его заместитель. Соответствующее правило приведено в пункте 1 статьи 94 НК РФ.

В постановлении содержатся эти сведения:

• Дата и место оформления.
• ФИО и должность лица, которое выносило постановление.
• Название проверяемой компании, ее ИНН и КПП.
• Основания для осуществления выемки.
• Перечень документов и предметов, которые были изъяты.

Соответствующий перечень реквизитов оговорен в Приложении 19 к Приказу ФНС №ММВ7-2/189 от 8.05.15.

Комментарий к статье 94 НК РФ

Комментируемая статья посвящена производству выемки документов и предметов при проведении налоговой проверки.

Выемка документов и предметов производится только в рамках выездной налоговой проверки, а также в случае, если организация отказалась представить данные документы по ранее предъявленному требованию налогового органа.

ФАС Центрального округа в Постановлении от 30.03.2009 N А36-2365/2008 признал необоснованными доводы налогоплательщика об отсутствии оснований для производства выемки, о том, что выемка документов может быть осуществлена только при проведении выездной налоговой проверки
Изъятие у налогоплательщика документов и предметов не должно осуществляться безосновательно, а должно производиться при наличии у налогового органа доказательств, свидетельствующих о том, что эти документы могут быть уничтожены, сокрыты, изменены или заменены.

В случаях, когда недостаточно копий документов и у налогового органа имеются достаточные основания полагать, что подлинники документов могут быть уничтожены, сокрыты, исправлены или заменены, у налогоплательщика могут быть изъяты подлинники документов.

В Определении ВАС РФ от 27.07.2012 N ВАС-9105/12 указано на правомерность позиции нижестоящих судов. Налоговый орган принял постановление о производстве выемки документов в ходе проведения выездной налоговой проверки налогоплательщика в целях проведения почерковедческой экспертизы документов, касающихся его финансово-хозяйственной деятельности по взаимоотношениям с контрагентами, в котором указал мотивы их возможного уничтожения, сокрытия, исправления, изменения или заменены.

Отказывая налогоплательщику в удовлетворении требований о признании данного постановления недействительным, нижестоящие суды пришли к выводу о том, что у налогового органа были достаточные основания для выемки документов, соответственно, положения статей 31, 89 и 94 НК РФ налоговым органом не нарушены. Суд согласился с доводом налогового органа о возможности уничтожения, сокрытия, исправления налогоплательщиком оригиналов документов. Фактов злоупотреблений должностными лицами налогового органа своими правами при осуществлении выемки, а также нарушений прав и законных интересов налогоплательщика в сфере предпринимательской и иной экономической деятельности судом не установлено. Выемка документов и предметов произведена в присутствии понятых и представителей общества, копии изъятых документов переданы налогоплательщику по описи, замечаний к протоколу обществом не представлено, копия протокола вручена.

Выводы нижестоящих судов, касающиеся применения упомянутых положений НК РФ, как отметил ВАС РФ, не противоречат правовым подходам, изложенным в Постановлении Президиума ВАС РФ от 26.04.2011 N 18120/10.

Президиум ВАС РФ рассмотрел ситуацию, в которой в ходе ознакомления в офисе организации с предоставленными документами должностное лицо налогового органа предположило, что подписи руководителей контрагентов на документах визуально не совпадают, поэтому требуется проведение почерковедческой экспертизы подлинников документов. По этой причине у налогового органа возникла необходимость принять постановление о выемке документов, в котором имеется ссылка на статью 94 НК РФ и в качестве мотива указана необходимость проведения упомянутой экспертизы.

В материалах дела не содержится доказательств наличия угрозы уничтожения, сокрытия, исправления или замены обществом подлинников документов. В постановлении о выемке документов также не приводятся мотивы их возможного уничтожения, сокрытия, исправления, изменения или замены.

Вместе с тем материалами дела подтверждается необходимость проведения почерковедческой экспертизы ввиду возникшего у инспекции предположения о фиктивности хозяйственных операций с соответствующими контрагентами.

Поскольку согласно пункту 8 статьи 94 НК РФ одним из случаев, позволяющих произвести изъятие документов, является недостаточность наличия в распоряжении налогового органа копий документов, Президиум ВАС РФ указал на правомерность отказа в признании недействительным постановления о выемке документов.

В Постановлении от 15.01.2013 N А32-7729/2011 ФАС Северо-Кавказского округа установил, что единственным документом, в котором зафиксирован перечень документов, изъятых у организации, является акт выемки. Указанный документ не является процессуальным, форма и обязательность составления которого предусмотрены статьей 99 и пунктом 6 статьи 94 НК РФ.

Вместе с тем, суд принял акт выемки в качестве допустимого доказательства по делу, поскольку в данном случае к невозможности идентифицировать в порядке, установленном налоговым законодательством, изъятые у организации в ходе налоговой проверки документы, привело нарушение налоговым органом требований, установленных статьей 94 НК РФ.

Суд указал, что допущенное налоговым органом нарушение процедуры изъятия документов, не должно влечь для налогоплательщика негативных последствий в виде утраты изъятых документов и невозможности реализовать свое право на судебную защиту.

Наличие большого количества документов не освобождает налоговый орган от обязанности перечислять и описывать в протоколе выемки либо в прилагаемых к нему описях изымаемые документы с точным указанием их наименования в соответствии со статьей 94 НК РФ.

ФАС Московского округа в Постановлении от 17.01.2013 N А40-37984/12-107-191 пришел к выводу, что положения статей 89, 94 НК РФ предусматривают только два возможных основания для проведения выемки документов и предметов при проведении выездной налоговой проверки: недостаточность копий документов, предоставленных налогоплательщиком, в том числе ввиду необходимости проведения экспертизы, для которой нужны оригиналы документов и наличие подтвержденных оснований, что имеющиеся у налогоплательщика оригиналы документов могут быть уничтожены, сокрыты, исправлены или заменены.

Иных оснований для проведения выемки НК РФ не предусмотрено.

НК РФ предусматривает обязанность налогового органа вернуть подлинники документов только в ситуации, когда при их изъятии налоговый орган не изготовил и не передал налогоплательщику их копии.

Следовательно, является неправомерным удержание подлинников документов в случаях, когда налоговый орган не передал налогоплательщику соответствующие копии.

Данная позиция подтверждается судебной практикой (см. Постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 06.02.2007 N Ф08-173/2007-83А, от 26.01.2010 N А32-8547/2008-12/69).

Основания для проведения выездной налоговой проверки

Основанием для проведения мероприятий налогового контроля в отношении какой-либо организации в порядке выездной налоговой проверки является решение руководителя ИФНС. Данное решение должно быть оформлено в соответствующем порядке – по форме Приложения № 5 к приказу ФНС России от 07.11.2018№ ММВ-7-2/628@. Решение должно бьть подписано руководителем налоговой по месту нахождения организации или месту жительства ИП.

Решение является надлежащим основанием для проведения проверки если содержит:

1. Полное и сокращенное наименование организации, в отношении которой будет проводится проверка
2. Информацию о предмете проверки, к примеру – правильность исчисления и уплаты налога на имущество организации. Предметом проверки может быть не один налог. Если в решение о проведении налоговой проверки указан причина – реорганизация организации, предмет проверки может быть любым.
3. Проверяемые периоды. В соответствии с п. 4 ст. 89 Налогового Кодекса РФ, налоговая не может проверять отчетность за период свыше трех лет. Срок «налоговой давности» исчисляется с 1 января года вынесения решения о проведении проверки.
4. Информацию о должностных лицах ИНФНС, которые будут проводить проверку
5. Основанием для проведения выездной проверки не может являться добровольное декларирование физлицами активов и счетов

Решение о проведении проверки не является надлежащим основанием для ее проведения, если:

• выездная проверка по указанным налогам в данном периоде уже проводилась

• выездная проверка уже проводилась в текущем календарном году

Выездная налоговая проверка, осуществляемая в связи с реорганизацией или ликвидацией организации-налогоплательщика, может проводиться независимо от времени проведения и предмета предыдущей проверки. При этом проверяется период, не превышающий трех календарных лет, предшествующих году, в котором вынесено решение о проведении проверки.

Осмотр при наличии недоимки, превышающей 1 млн. рублей

Возможность проведения осмотра при наличии недоимки, превышающей 1 млн. рублей, у налоговых инспекторов появилась с 01.04.2020 года. Для этого инспекторы вправе осмотреть территории, помещения, документы и предметы организации. Провести осмотр инспекторы смогут не более одного раза по одному решению и с согласия организации.

Соответствующие изменения внесены Законом № 325-ФЗ в ст. 92 НК РФ.

С 01.04.2020 года при наличии недоимки свыше 1 млн. рублей, помимо проведения осмотра, налоговые инспекторы истребуют вне рамок налоговых проверок документы и информацию об имуществе, имущественных правах и обязательствах налогоплательщика. Если организация не представит данную информацию, инспекторы вправе запросить такие данные у третьих лиц.

Перечень оснований приведен в статье 94 Налогового кодекса. Он ограничен.

Когда выемка законна:

1. Если инспекторы имеют достаточные основания полагать, что нужные им подлинники документов могут быть уничтожены, подправлены или перепрятаны.

На практике налоговики принимают решение об изъятии по каждому конкретному делу с учетом сложившихся обстоятельств. Не сильно беспокоясь о доказательствах своих подозрений в отношении возникший угрозы уничтожения и необходимости выемки.

Чаще суды – на стороне ревизоров: выездная проверка без достаточных оснований не назначается. Судебные органы считают обоснованным производство выемки в случаях выявления сделок с однодневками, подконтрольных схем, фиктивных операций.

2. Если компания отказывается или уклоняется от предоставления документов по запросу налоговиков или затянула установленные для их представления сроки.

3. Нужны именно подлинники документов и копий недостаточно – например, для проведения почерковедческой экспертизы. Или для приобщения документов к материалам проверки в качестве вещественных доказательств.

Выемка производится на основании мотивированного постановления инспектора, проводящего выездную проверку, утвержденное руководителем налоговой инспекции или его заместителем.

Что изымать не вправе

В рамках налогового контроля проверяющие не вправе изымать:

1. Личные вещи сотрудников, в том числе принадлежащие им электронные устройства – телефоны, смартфоны, ноутбуки.

Следует решительно заявить о том, что предметы находятся в личной собственности. Однозначно, налоговики потребуют это доказать. Подготовьте подтверждения заранее.

2. Предметы и документы, подпадающие под режим «коммерческой тайны».

Согласно статье 6 Закона 98-ФЗ от 29 июля 2004 г. «О коммерческой тайне» в случае отказа представить информацию, составляющую коммерческую тайну, государственные органы вправе ее затребовать в судебном порядке.

Помним, что суд – процесс состязательный. Необходимость изъятия ревизорам придется доказать. А вам – убедить суд в обратном.

Совет: введите такой режим в своей компании: разработайте положение о коммерческой тайне с реестром конфиденциальной информации, пропишите порядок работы с документами ограниченного доступа, перечень запрещенных действий и ответственность нарушителей. Это пригодится и не только для работы с контролерами, но и для защиты коммерческих и иных интересов компании.

Похожие записи:

• Как пенсионеру рассчитать прибавку к пенсии с 1 января 2023 года самостоятельно?
• Со скольких лет дети могут жить по-своему?
• Опоздали со сдачей СЗВ-М? Узнайте, как избежать штрафа