Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Заполняем универсальный передаточный документ: пошаговая инструкция». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
УПД-форма разработана ФНС Российской Федерации на базе счета-фактуры в конце 2011 года. При создании новой формы были учтены обязательные к использованию товарно-транспортная накладная, ТОРГ-12 и другие бумаги, выступающие подтверждением передачи товарно-материальных ценностей.
Счет-фактура или универсальный передаточный документ
С появлением УПД у российских компаний, возник вопрос, что удобнее: счет-фактура или этот документ?
Сразу оговоримся, что в отличие от счета-фактуры УПД – это не обязательная, а рекомендованная форма. При этом она позволяет компаниям:
1. Использовать в бухгалтерском учете;
2. Принимать к вычету НДС, так включает в себя полностью все реквизиты счета-фактуры, являясь, в какой-то степени, его копией;
3. Использовать в качестве доказательства о понесенных затратах при определении налоговой базы.
Обратите внимание! Универсальный передаточный документ нельзя использовать только как счет-фактуру. Такой вывод ФНС сделала в письме № АС-4-15/16298@. УПД можно использовать в двух рекомендованных службой вариантах:
он заменяет счет-фактуру и первичку (в поле «Статус» значение 1);
он заменяет только передаточный документ (в поле «Статус» значение 2).
Что такое статус УПД
В универсальном передаточном документе есть реквизит Статус. Его значение может быть «1» или «2». Если в поле Статус указать «1», то документ применяется одновременно в качестве счета-фактуры и первички.
-
Обратите внимание: в приложении № 4 к письму № ММВ-20-3/96@ сказано, что статус документа носит лишь информационный характер. А фактически он определяется наличием (или отсутствием) в нем всех показателей, обязательных для первичных учетных документов и (или) счетов-фактур. Поэтому, если продавец заполнил правильно все обязательные реквизиты УПД, но ошибся в поле «Статус» (вместо 1 поставил 2), это не означает, что покупатель не сможет воспользоваться вычетом «входного» налога на добавленную стоимость.
Если УПД используется только в качестве первичного документа (статус 2), то в нем не заполняются следующие показатели, которые обязательны исключительно для счета-фактуры:
-
«К платежно-расчетному документу» (строка 7);
-
«В том числе сумма акциза» (графа 6);
-
«Налоговая ставка» (графа 7);
-
«Цифровой код страны происхождения товара» (графа 10);
-
«Краткое наименование страны происхождения товара» (графа 10а);
-
«Номер таможенной декларации» (графа 11).
Как присвоить номер УПД
Номер передаточного документа зависит от его статуса.
Напомним: налоговое законодательство предъявляет определенные требования к порядку нумерации счетов-фактур. Так, при выставлении счета-фактуры в строке 1 должен быть обязательно указан его порядковый номер (п.5 ст.169 НК РФ, пп.«а» п.1 Правил заполнения счетов-фактур, утв. Постановлением № 1137). Номера счетов-фактур, в т.ч. корректировочных и авансовых, присваиваются в хронологическом порядке (письмо Минфина РФ от 10.08.2012 № 03-07-11/284). Кроме этого, определен специальный порядок нумерации счетов-фактур обособленными подразделениями (участником товарищества, доверительным управляющим).
Что касается требований к первичному бухгалтерскому документу, то номер не перечислен среди его обязательных реквизитов (ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Исходя из этого:
- в УПД со статусом «1» номер присваивается в соответствии с хронологией нумерации счетов-фактур;
- в УПД со статусом «2» номер присваивается в соответствии с хронологией нумерации первичных документов (накладных, актов и т.д.).
Как оформить УПД со статусом 2
Если в специальном поле указан статус 2, значит, УПД используется только как первичный документ отгрузки или оказания услуг. В этом случае часть строк будет не обязательной для заполнения.
В табличной части разрешается пропускать сведения о налоговой ставке НДС, акцизах. Также можно не указывать страну-импортёра и номер ГТД.
В описательной части не обязательны сведения о:
- грузоотправителе;
- грузополучателе;
- платёжном документе.
Законом допускается заполнение электронной формы УПД. Для этого нужно иметь квалифицированную ЭЦП всем сторонам сделки. Иных существенных требований не предусмотрено.
Заполнение электронной версии универсального передаточного документа не отличается от бумажного варианта — также нужно заполнять сведения, соответствующие статусу 1 или статусу 2.
Возможность применения электронных УПД должна быть прописана:
- в учётной политике предприятий;
- в договоре — в качестве одного из условий обмена документами.
Какую форму УПД применять в работе?
Форму универсального передаточного документа рекомендовала ФНС в Письме от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@. Налоговики разъяснили, что налогоплательщики могут самостоятельно дополнять форму показателями. Поэтому определите, для каких операций вы будете применять УПД и насколько удобна для их отражения форма ФНС. Возможно, понадобятся дополнительные строки, в том числе по требованиям ст. 169 НК РФ и Правилам заполнения счета-фактуры при расчетах по налогу на добавленную стоимость (письма ФНС России от 14.09.2017 № ЕД-4-15/18321@ и № ЕД-4-15/18322).
Если рекомендованная форма вам подходит, приведите ее в соответствие с действующей формой счета-фактуры. В нее внесли изменения. Закрепите форму УПД в учетной политике (ч. 4 ст. 9 Закона о бухучете, п. 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации»).
Итак, новая форма УПД с 01.07.2021 года должна включать обязательный реквизит для счета-фактуры — строку 5а «Документ об отгрузке». Также в соответствии с Постановлением Правительства РФ №534 от 02.04.2021г. (об изменении счета-фактуры) нужно обновить некоторые графы.
В документе подробно описаны поправки в бланк, в графах ставятся новые данные, изменения в УПД с 1 июля 2021 года:
- 1 — порядковый номер строки с товарами, работами и услугами;
- 1а — наименование товаров, работ или услуг;
- 1б — код товара, указываемый при вывозе за пределы России на территорию ЕАЭС;
- 11 — номер партии прослеживаемого товара;
- 12 — код количественной единицы прослеживаемого товара;
- 12а — условное обозначение количественной единицы;
- 13 — количество прослеживаемого товара в соответствующих единицах.
Особые затруднения вызывает глава 5а.
При отгрузке товаров или передаче работ, услуг, имущественных прав вместо первичного учетного документа (ТОРГ-12, акта выполненных работ) и счета-фактуры можно оформить один универсальный передаточный документ – УПД.
Форму Универсального Передаточного Документа(УПД) – могут использовать любые организации и предприниматели. Включая тех, которые не платят НДС. Например – организации, перешедшие на спецрежимы или используют освобождение по статье 145 НК.
Так же могут применять УПД в качестве первичного учетного документа для подтверждения расходов. При этом им не нужно заполнять:
1) графу 7 «Налоговая ставка»;
2) графу 8 «Сумма налога, предъявляемая покупателю».
Форма представляет собой счет-фактуру, в который включены несколько дополнительных реквизитов. Наряду с реквизитами счета-фактуры УПД содержит в себе элементы:
1) товарной накладной;
2) товарного раздела товарно-транспортной накладной;
3) накладной на отпуск материалов на сторону;
4) акта о приеме-передаче объекта основных средств;
5) акты выполненных работ по работам и услугам с НДС.
Поэтому, используя УПД, любая организация при реализации товаров, работ, услуг. Могут объединить в этом документе сведения, формах (№ ТОРГ-12, № М-15, № ОС-1 и № 1-Т). И одновременно предъявить покупателю сумму НДС.
Перечень наиболее распространенных фактов хозяйственной жизни, в которых можно использовать УПД. Есть в приложении 2 к письму ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96. Но этот перечень – не закрытый.
Может выполнять функцию любого первичного учетного документа, который подтверждает факт передачи ценностей. Исключением выступают – первичные документы, к форме которых есть специальные требования, установленные законодательством. Разъяснения об этом есть в письме ФНС от 05.06.2017 № ЕД-4-15/10623.
Какие документы «укладываются» в УПД.
В универсальный передаточный документ входят 3 блока данных: реквизиты УПД, реквизиты первичного учетного документа, реквизиты счета-фактуры.
Какие документы заменяет УПД:
- накладная на отпуск материалов М-15, ТОРГ-12,
- акт приема-передачи основных средств (ОС-1), выполненных работ, оказанных услуг,
- счет-фактура.
Важно знать, что УПД может заменить множество комбинаций документов, кроме одной – он не может выступать заменой счета-фактуры. Допустимы следующие комбинации документов в УПД: накладная и акт, накладная и счет-фактура, акт и счет-фактура, накладная плюс счет-фактура плюс акт.
УПД имеет два статуса: статус «1» и статус «2». В зависимости от того, какой комплект документов заменяет конкретный УДД, и указывается номер статуса. От статуса зависит является ли документ основанием для расчета налога на добавленную стоимость (НДС).
- «1» — документ заменяет собой как счет-фактуру, так и накладную или акт. УПД с данным статусом используется для расчетов по НДС и признания расходов при налогообложении прибыли,
- «2» — документ заменяет собой только накладную или акт. Для расчетов по НДС документа с таким статусом недостаточно, нужна дополнительно счет-фактура.
Какие сложности могут возникнуть у покупателя, заполняющего УПД
Теперь несколько слов о том, какие строки УПД могут вызвать вопросы у покупателя.
Строка 15 «Товар (груз) получил/услуги, результаты работ, права принял». По этой строке укажите должность лица, получившего груз или принимающего результаты работ (услуг). А также подпись лица, его фамилию и инициалы.
Строка 16 «Дата получения (приемки)». Речь идет о реальной дате, когда покупатель получил товар, принял результаты работ (услуг). Данный реквизит не является обязательным. Но ФНС России рекомендует его указывать всегда. При этом обратите внимание: дата в этой строке не может быть раньше даты составления самого УПД (строка 1). А также раньше даты передачи, зафиксированной продавцом в строке 11.
Строка 17 «Иные сведения о получении, приемке» . Здесь можно указать, что приемка про изошла без претензий. А если таковые были, сослаться на документы, которыми претензия оформлена.
Строка 18 «Ответственный за правильное оформление сделки, операции». В этой строке записывают должность лица, ответственного со стороны покупателя за правильное оформление сделки. Лицо ставит свою подпись с расшифровкой. Правда, подпись может не понадобиться, если это же лицо указано в строке 15 как ответственное за приемку. Тогда достаточно вписать только должность и ФИО, а подпись повторять не требуется.
Строка 19 «Наименование экономического субъекта — составителя документа». Здесь нужно привести наименование фирмы, которая заполнила документ от имени покупателя. Это может быть в том числе и компания, которая ведет у него бухучет на основании договора. Строку не заполняют, если в поле «М.П.» поставить печать, на которой будет наименование организации, составившей документ. При этом, если строку заполнить, ставить печать не обязательно. Документ действителен и без нее.
Сфера и порядок применения УПД
Форму УПД могут использовать организации и ИП на любой системе налогообложения. Юридические лица и ИП на УСН и ЕСХН могут использовать УПД в качестве первичного документа со статусом 2 для подтверждения расходов в целях налогообложения (письмо ФНС России от 05.03.2014 № ГД-4-3/3987).
УПД со статусом 2 могут составлять комитенты при отгрузке товара и продавцы, осуществляющие операции, не облагаемые НДС.
Если вы решили применять универсальный документ для целей бухгалтерского и налогового учета, зафиксируйте это решение в учетной политике. Также утвердите форму УПД, которую будет применять организация.
Необязательно полностью переходить на использование УПД. Даже по одному договору, который подразумевает несколько поставок, можно составлять как привычные всем документы (счет-фактуру, накладную, акт), так и УПД. Это подтверждает письмо ФНС России от 27.05.2015 № ГД-4-3/8963 . О правомерности налоговых вычетов на основании универсального документа, в частности, сказано в письме Минфина РФ от 16.06.2014 № 03-07-09/28664 .
Если организация перешла на применение универсальных передаточных документов, совсем не обязательно сообщать об этом покупателям. В свою очередь покупатели не вправе требовать от поставщика выписывать счета-фактуры вместо УПД. Некоторые договора поставки содержат наименование документов, которые продавец составляет при отгрузке товаров (работ, услуг). В таком случае нужно составить дополнительное соглашение к договору, где прописать условия применения УПД.
В табличной части нужно последовательно заполнить графы:
— Наименование — наименование поставляемых (отгруженных) товаров (описание выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав;
— ТН ВЭД (Код вида товара) — заполняется компаниями, которые поставляют товары в страны ЕАЭС — Белоруссию, Армению, Казахстан, Киргизию. Код вида товара указывается в соответствии с единой Товарной номенклатуры внешнеэкономической деятельности ЕАЭС. Если компания не занимается такими поставками, поле заполнять не нужно.
— Единицы измерения (код и условное обозначение) — выбирается в соответствии с разделами 1 и 2 ОКЕИ Общероссийского классификатора единиц измерения (ОКЕИ); при отсутствии показателей не заполняется — в печатной форме будет проставлен прочерк;
— Количество — количество или объем поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав исходя из принятых единиц измерения; при отсутствии показателей не заполняется — в печатной форме будет проставлен прочерк;
— Цена за единицу — цена (тариф) за единицу измерения (при возможности ее указания) по договору (контракту). Указывается с НДС или без НДС в зависимости от того, какое значение выбрано в поле «Расчет НДС»; при отсутствии показателей не заполняется — в печатной форме будет проставлен прочерк;
— Сумма — стоимость всего количества (объема) поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав — рассчитывается автоматически.
— Артикул — артикул в отношении товаров; код видов деятельности по ОКВЭД и ОКУН, в рамках которых выполняются работы и услуги. Этот реквизит не является обязательным.
— Страна (код и краткое наименование) — заполняются в отношении товаров, страной происхождения которых не является Российская Федерация, выбираются в соответствии с Общероссийским классификатором стран мира.
— № ГТД — регистрационный номер государственной таможенной декларации, заполняется в отношении товаров, страной происхождения которых не является Российская Федерация.
Стоимостные показатели указываются в валюте, заявленной в поле «Валюта документа», при этом данные можно не округлять, применяя копейки, центы и т.п.
В поле «Основание передачи (сдачи) / получения (приемки)» внесите информацию, которая определяет возникающие отношения сторон (реквизиты договоров, поручений, соглашений).
В поле «Данные о транспортировке и грузе» укажите реквизиты транспортных документов (путевого листа, товарно-транспортной накладной) и прочей уточняющей информации о перевозке.
В разделе «Товар передал / услуги, результаты работ, права сдал» укажите фамилию, инициалы и должность лица, ответственного за отгрузку товаров или сдачу услуг, работ.
В разделе «Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни» укажите фамилию, инициалы и должность лица, ответственного за правильность оформления операции.
В поле «Иные сведения об отгрузке, передаче» можно привести информацию, которая сопутствует передаче: данные о паспортах, сертификатах, отчет с описанием работ или услуг, о количестве и виде других документов, являющихся приложениями к УПД.
В поле «Составитель документа» выберите нужное значение. Здесь указываются экономические субъекты, которые составили УПД со стороны продавца и покупателя. Могут быть внесены сведения о лице, которое ведет бухгалтерский учет на основании договора.
Основной целью разработки УПД является сокращение затрат организаций и облегчение труда бухгалтеров. Его использование возможно по желанию организации.
На основании закона «О бухгалтерском учете» и НК РФ плательщики НДС при реализации товаров должны составлять первичный документ и счет-фактуру. Некоторые данные у них повторяются. Как следствие, это увеличивает временные и финансовые издержки.
В 2013 году ФНС РФ и Министерство финансов ввели новый универсальный передаточный документ. Он выполняет две функции: функцию счета-фактуры и первичного учетного документа.
Возникновение УПД стало возможным благодаря вступлению в силу закона № 402-ФЗ РФ «О бухгалтерском учете». Он разрешил не соблюдать строго определённые формы первичных документов. Кроме того, стало возможным вносить в счета-фактуры другие сведения. К примеру, можно было туда внести информацию с первичного документа.
Исходные учтенные документы требуются для налогового учёта и бухучёта. В связи с этим, УПД возможно использовать для обоих видов учёта.
Важно! Во время разработки УПД ФНС учитывала мнения экспертов, в том числе специалистов фирмы «1С».
На сайте ФНС перечислены операции, для которых возможно использование УПД, а также даны рекомендации по его заполнению. В итоге, упрощена процедура оформления документации для продавцов.
Заполнение даты универсального передаточного документа
В УПД представлены следующие реквизиты со значением «Дата»:
- когда составлен документ (ст.1);
- когда произведена операция — дата реальной отгрузки товаров, передачи прав (ст.11);
- когда получен результат — дата получения товара, приемки результата работ, услуг (ст.16).
Необходимая дата определения налоговой базы по НДС влияет на заполнение дат в документе.
Варианты проставления даты в УПД:
- Составление в момент осуществления хоз. операции. Здесь возможно, что все даты будут одинаковые. А возможно, что дата получения будет позднее. Датой исчисления налоговой базы НДС будет дата в строках 1 и 11, для работ – 16.
- Составление до совершения операции. Здесь заполнение даты осуществляется в следующем порядке: сначала заполняется ст. 1, затем – 11 и далее –16. Налоговая база НДС определяется датой, проставленной в строке 11, а для работ – 16.
- Универсальный передаточный документ был создан после того, как совершилась хозяйственная операция. В таком случае хронология заполнения заполняется в следующий порядке: сначала заполняется дата в ст. 11, затем – 1 и далее 16. Налоговая база по НДС определяется датой, указанной в ст. 11, а для работ –16.
Важно! Покупатель вправе заявлять на вычет НДС не раньше, чем он получит товар или не ранее даты приемки работ.