Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Возмещение работодателем расходов работника». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Работа в пути или работа, имеющая разъездной либо экспедиционный характер, а также работа в полевых условиях выполняется работником на постоянной основе по месту своей основной работы на всём протяжении трудового договора с подчинением правилам внутреннего распорядка работодателя, этот договор подписавшего. В этом её отличие от командировки, при которой работник в течение определённого срока разово выполняет свою трудовую функцию вне места своей постоянной работы с подчинением правилам внутреннего трудового распорядка работодателя, с которым он в трудовых отношениях не состоит.
Важно! Работник вправе требовать от работодателя возмещения расходов, связанные с переездом в другую местность в случае, если переезд производится по предварительной договоренности между работником и работодателем.
Возмещению подлежат следующие расходы:
- расходы по переезду работника,
- расходы по переезду членов семьи работника
- расходы по провозу имущества
Важно! Возмещение расходов не переезду не производится, если работодатель предоставляет работнику соответствующие средства передвижения.
- расходы по обустройству на новом месте жительства.
Оплата сотрудникам дня прохождения медосмотра
На время прохождения МО за работником сохраняется средний заработок по месту работы (ст. 185 ТК РФ).
Бывают случаи, что сотрудник по каким-либо причинам не прошел МО. Давайте рассмотрим, подлежит ли к оплате этот день или нет.
- Если сотрудник не прошел МО по вине работодателя, в таком случае оплата будет считаться, исходя из размера двух третьих средней заработной платы работника.
- Если МО не состоялся по причинам, не зависящим ни от работодателя, ни от сотрудника,оплата происходит, исходя из размера двух третьих тарифной ставки или оклада, пропорционально времени простоя.
- Если работник не прошел МО по своей вине, заработную плату за время отстранения от выполнения работы не начисляют.
Обращаю ваше внимание, что дни отсутствия работника на работе, вследствие его отстранения по указанной выше причине, не включаются в стаж, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск.
Рассмотрим пример, когда медицинское учреждение, с которым заключён договор на проведение медицинских обследований сотрудников, расположено удалённо от места нахождения офиса трудящихся.
Для кого обязательны медосмотры, как их учитывать и возмещать
В общем случае при трудоустройстве работодатель не вправе требовать от нового сотрудника больше документов, чем прописано в Трудовом кодексе (ст. 65). Исключение – случаи, когда для оформления необходимы особые документы: об отсутствии дисквалификации, диплом об образовании, свидетельство или удостоверение о квалификации, справка о состоянии здоровья.
В частности, при трудоустройстве обязательный медосмотр проходят несовершеннолетние соискатели. ТК предусматривает аналогичные условия для работников общепита, связанных с движением транспорта, занятых на вредных работах.
Кодекс говорит, что требования к предварительной или периодической медицинской комиссии могут быть указаны и в других нормативных актах. Например, для педагогических сотрудников они предусмотрены Законом об образовании №273 ФЗ (пп. 9 п.
1 ст. 48).
Когда оформляется авансовый отчет
Согласно п. 6.3 указания Банка России о ведении кассовых операций от 11.03.2014 № 3210-У авансовый отчет составляется в случае, когда сотруднику на покупку чего-либо для нужд фирмы были выданы деньги заранее под отчет. Выдача денег должна происходить на основании расходного кассового ордера, который составляется при наличии заявления от подотчетника, одобренного руководителем или на основании распорядительного документа (приказа, распоряжения) руководителя компании (или ИП). В заявлении (или распорядительном документе) должны быть указаны сумма и срок использования денежных средств.
Авансовый отчет, в свою очередь, подается сотрудником в бухгалтерию в течение 3 дней после крайней даты срока. Далее проводится его проверка и утверждение руководителем.
Если ваш сотрудник, получив средства в подотчет, не отчитался, то такая выплата считается его доходом. Нужно ли облагать ее НДФЛ разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и переходите в Путеводитель по налогам.
Сколько времени нужно хранить авансовые отчеты, узнайте здесь.
Таким образом, если сотрудник сначала купил товар, а потом потребовал возмещения расходов, оформлять авансовый отчет в качестве оправдательного документа некорректно, поскольку этого сотрудника уже нельзя назвать подотчетным лицом.
Возмещение расходов, понесенных работодателем в связи с обучением
В ч. 2 ст. 207 ТК РФ говорится о том, что в случае, если ученик по окончании ученичества без уважительных причин не выполняет свои обязательства по ученическому договору, в том числе не приступает к обусловленной в нем работе, он по требованию работодателя возмещает ему полученную за время ученичества стипендию, а также возмещает другие понесенные работодателем в связи с профессиональным обучением расходы.
В ст. 249 ТК РФ на работника возложена обязанность по возмещению затрат, понесенных работодателем при направлении его на обучение за счет средств работодателя, в случае увольнения без уважительных причин до истечения срока, обусловленного трудовым договором или соглашением об обучении работника за счет средств работодателя, то есть ученическим договором.
Установленные названными статьями правила возмещения работодателю расходов, понесенных в связи с обучением, распространяются как на работников, состоящих в трудовых отношениях, так и на лиц, ищущих работу. При взыскании с граждан расходов, понесенных работодателем в связи с их профессиональным обучением, необходимо руководствоваться не только приведенными специальными нормами, но и общими предписаниями о материальной ответственности. Напомним, что к материальной ответственности могут быть привлечены не только работники, состоящие с работодателем в трудовых отношениях, но и лица, причинившие работодателю ущерб, не имеющие с ним трудовых отношений. В связи с чем при решении вопроса о возмещении работодателю понесенных при проведении за его счет профессионального обучения расходов помимо названных специальных норм применяются общие правила о материальной ответственности. Сказанное позволяет выделить следующие юридически значимые обстоятельства, доказанность которых позволяет признать законным и обоснованным решение о взыскании в пользу работодателя понесенных в связи с профессиональным обучением за его счет расходов.
Во-первых, должно быть доказано наличие у работодателя расходов в связи с проведением за его счет профессионального обучения, которые в соответствии с законодательством или в силу соглашения, заключенного между работодателем и лицом, проходившим профессиональное обучение, подлежат возмещению. В ч. 2 ст. 207 ТК РФ к числу этих расходов отнесена стипендия, выплаченная обучающемуся за счет средств работодателя в период профессиональной подготовки. В связи с чем размер данной стипендии при невыполнении работником соответствующих обязательств может быть взыскан и без включения соответствующего условия в ученический или трудовой договор. В ст. 249 ТК РФ сказано о возмещении затрат, понесенных работодателем в связи с профессиональным обучением работника. То есть должно быть доказано наличие у работодателя прямого действительного ущерба, который возник в связи с профессиональным обучением конкретного лица. Данный ущерб не является объектом индексации. В связи с чем он подлежит взысканию в сумме, равной понесенным работодателем при профессиональном обучении конкретного лица расходам. Условие о возмещении затрат, связанных с профессиональным обучением, также может быть не включено в ученический трудовой договор. Однако обязанность по возмещению этих затрат возникает при невыполнении обязательств, которые в соответствии с законодательством включены в ученический или трудовой договор.
Во-вторых, при привлечении лица, прошедшего профессиональное обучение за счет средств работодателя, к материальной ответственности по их возмещению должно быть доказано включение в ученический или трудовой договор условий данной ответственности с соблюдением требований законодательства. В ч. 2 ст. 207 ТК РФ к числу таких условий отнесен отказ приступить к обусловленной одним из указанных договоров работе. То есть в договоре должно быть указано, к какой конкретно работе и в какой срок должен приступить гражданин, прошедший обучение за счет средств работодателя. Отсутствие данного условия не позволяет на законных основаниях привлечь к материальной ответственности по возмещению работодателю расходов, связанных с профессиональным обучением конкретного лица.
Вторым условием, неисполнение которого может стать поводом для привлечения к рассматриваемой ответственности, в ст. 249 ТК РФ названо установление срока работы у работодателя, за счет которого проведено профессиональное обучение, в ученическом или трудовом договоре. Как уже отмечалось, любое условие договора о труде не может противоречить законодательству, то есть умалять гарантированные в нем права и свободы. В ч. 1 ст. 37 Конституции РФ каждому гражданину, в том числе прошедшему обучение за счет средств работодателя, гарантируется право свободно распоряжаться своими способностями к труду. Поэтому оплата работодателем профессионального обучения гражданина не может быть препятствием для распоряжения им своими способностями к труду. В связи с чем ограничение данного права на основании договора о труде должно соответствовать предоставленным работодателем льготам при профессиональном обучении. Несоответствие возложенных на гражданина обязанностей по отработке предоставленным по профессиональному обучению за счет средств работодателя льготам позволяет признать данное условие договора о труде противоречащим законодательству. Например, в том случае, когда срок работы после прохождения профессионального обучения, который установлен в договоре о труде, превышает срок самого профессионального обучения за счет средств работодателя. В связи с чем право работника на свободное распоряжение своими способностями к труду необоснованно ограничивается на основании договора о труде, что вступает в противоречие с законодательством.
Перечисленные условия, невыполнение которых может стать поводом для привлечения гражданина к материальной ответственности по возмещению работодателю понесенных в связи с его обучением расходов, должны быть включены в ученический или трудовой договор в письменной форме. Несоблюдение письменной формы при возникновении спора лишает представителей работодателя права ссылаться на свидетельские показания для подтверждения этих условий.
Из ч. 2 ст. 207 ТК РФ следует, что в ученический или трудовой договор могут быть включены и другие обязанности работника, неисполнение которых может стать поводом для взыскания с него расходов, потраченных работодателем на его профессиональное обучение. Однако и в этом случае при возложении на работника дополнительных обязанностей должно быть соблюдено правило о соразмерной компенсации путем предоставления ему соответствующих льгот. Работник не должен нести материальную ответственность по возмещению указанных расходов при совершении незначительных дисциплинарных проступков, например за опоздание на работу. Даже в том случае, если соответствующее условие имеется в заключенном с ним договоре. В рассматриваемой ситуации возлагаемая на работника договором ответственность явно несоразмерна допущенному им нарушению, что противоречит общим принципам привлечения к ответственности, в частности, соразмерности между совершенным проступком и мерой ответственности, соблюдению справедливости при привлечении к ответственности. В связи с изложенным можно сделать вывод о несоразмерности между возлагаемой на работника договором обязанностью и последствиями, которые наступают при ее невыполнении. Наличие данной обязанности ухудшает положение работника по сравнению с законодательством, но не компенсируется предоставлением соответствующих прав. Полученные работником льготы при прохождении профессионального обучения не должны рассматриваться в качестве достаточной компенсации указанной обязанности. Ведь получение этих льгот никоим образом не связано с данной обязанностью. Поэтому условие, невыполнение которого может стать поводом для привлечения работника к материальной ответственности в виде взыскания средств, потраченных на его обучение работодателем, должно быть связано с отсутствием у работодателя возможности использования его по полученной профессии, специальности, квалификации. Возложение на работника других обязанностей означает ухудшение его положения по сравнению с законодательством, что позволяет признать условие договора о труде недействующим.
При организации учета подобных нестандартных операций следует принимать во внимание и их существенность. Если в организации было пару случаев покупки, например, канцтоваров без получения аванса и потраченная сумма незначительна, стоит задуматься, эквивалентна ли стоимость времени бухгалтера на организацию документооборота для этих операций сумме возможной ошибки. Если же, напротив, такие операции являются особенностью деятельности компании или их сумма значительна, то стоит придерживаться всех рекомендаций оформления, данных в нашей статье. Также хотим отметить, что сотрудникам лучше избегать покупок для нужд организации на собственные средства, дабы не было разногласий в части одобрения или неодобрения расходов руководством, а также для уверенности при налоговых проверках.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Восстановление НДС по украденному у компании имуществу
С восстановлением НДС по украденному имуществу ситуация неоднозначная.
В п. 3 ст. 170 НК РФ перечислены случаи, когда суммы НДС, ранее принятые к вычету, следует восстановить. НК РФ не дает однозначного ответа, как поступать с НДС в отношении утраченных (при хищении, ДТП, бое, ломе, порче) вещей.
Хищение не входит в перечень случаев, когда нужно восстанавливать суммы НДС, ранее принятые к вычету. Список является закрытым. ФНС РФ в письме от 21.05.2015 № ГД-4-3/8627@ говорит, что в отношении похищенного работником имущества НДС восстанавливать не нужно
Но похищенное имущество организация не использует и не может использовать для облагаемых НДС операций. Поэтому по правилам п. 2, 3 ст. 170 НК РФ и ст. 171 НК РФ налог подлежит восстановлению (письма Минфина РФ от 21.01.2016 № 03-03-06/1/1997, от 04.07.2011 № 03-03-06/1/387).
При этом можно учесть сумму восстановленного НДС в составе расходов на основании пп. 1 п. 1 ст. 264 НК РФ или на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ. Так можно сделать, если убытки от списания товаров учитываются в расходах для целей налогообложения прибыли (ст. 170 НК РФ). Датой признания в расходах сумм восстановленного НДС является дата начисления налога (пп. 1 п. 7 ст. 272 НК РФ).
Если же впоследствии лицо, причинившее ущерб, будет установлено и возместит его компании, то в декларацию за период, в котором было произведено восстановление НДС, следует внести исправления (письмо Минфина РФ от 01.11.2007 № 03-07-15/175).
Ученический договор: что это такое и для чего нужен?
Ученический договор — это письменное соглашение о профессиональном дополнительном обучении, которое заключается между работодателем и сотрудником или соискателем. Этот договор позволяет сэкономить на страховых взносах и дает возможность взыскать расходы на обучение работника в случае его преждевременного увольнения.
Ученический договор не заключается при отправке сотрудника на курсы повышения квалификации.
Ученический договор в обязательном порядке нужно заключать, если работодатель оплачивает работнику профессиональную переподготовку. Сотрудник получит новую квалификацию и работодателю нужно быть уверенным, что он, получив диплом, не уйдет работать в другую компанию. В статье 199 и 200 ТК РФ предусмотрено подписание подобного соглашения между компанией и работником.
В ученическом договоре в обязательном порядке должно быть прописано следующее условие: если работник, закончив учебу, не приступает к работе в компании или увольняется раньше срока, указанного в соглашении как обязательный к отработке, то возмещает стоимость обучения и сопутствующие траты работодателю.
Риск 3. Работника обучали в силу закона, а не по желанию работодателя
Если сотрудник прошел обучение по собственной инициативе, его расходы компенсации за счет работодателя не подлежат (Обзор судебной практики, утвержденный Президиумом Верховного суда РФ 12 июля 2017 г.).
В ряде случаев работодатель обязан не по своему желанию, а в силу закона обучать сотрудников. В таком случае вернуть денежные средства, потраченные на обучение, нельзя.
Работодатель должен направить сотрудника на повышение квалификации, если это условие, при котором тот вправе выполнять свою трудовую функцию. Компания оплачивает такое обучение (ч. четвертая ст. 196 ТК РФ, п. 2 ч. 1 ст. 72 Закона от 21 ноября 2011 г. № 323-ФЗ, далее – Закон № 323-ФЗ). Например, медицинские работники должны иметь высшее или среднее медицинское образование российского стандарта и сертификат специалиста (п. 1 ч. 1 ст. 100 Закона № 323-ФЗ). Чтобы продлить сертификат, врач повышает квалификацию не реже одного раза в пять лет (абз. 4 п. 4 Порядка, утвержденного приказом Минздрава России от 3 августа 2012 г. № 66н). Если срок действия сертификата специалиста закончился, работник не имеет права заниматься медицинской деятельностью.
Когда обязанность работодателя обеспечить повышение квалификации сотрудников устанавливает закон, компания не вправе включать в договор с работником условие о возмещении расходов на обучение. Суд признает такое условие недействительным (апелляционное определение Верховного суда Республики Карелия от 19 августа 2016 г. по делу № 33-3350/2016).
Выясните в бухгалтерии организации, к какому отделению ФСС отнесено предприятие, и позвоните, чтобы узнать, к кому из специалистов прикреплено предприятие. Перечень адресов, телефонов и графиков работы территориальных органов ФСС в субъектах РФ можно найти на официальном сайте Фонда, официальных сайтах территориальных органов Фонда, в федеральном реестре и на Едином портале.
Сообщите специалисту ФСС, что собираетесь написать заявление о возмещении страховых взносов. Узнайте у специалиста сумму взносов по данным ФСС, которая подлежит возмещению.
Специалист отделения ФСС окажет содействие, так как количество принятых заявлений – один из показателей его работы.
Как правило, специалист ФСС:
— помогает выбрать позицию или позиции, по которым ФСС возместит взносы;
— проконсультирует о документах по выбранной позиции, которые нужно приложить к заявлению;
— направит действующие формы документов – заявление, план финансового обеспечения и т. п.;
— проверит, правильно ли составлены документы, по электронной почте – это избавит вас от дополнительных поездок в отделение ФСС без предварительного согласования документов.
Перед тем как составить пакет документов в ФСС, оформите план финансового обеспечения. Включите в план затраты на охрану труда предприятия в отчетном году. Можно включить в план финансового обеспечения затраты, которые предприятие только планирует. Например, планируемую спецоценку условий труда можно включить в план и представлять поэтапные отчеты о ее проведении в отделение ФСС. Для этого необходимо, чтобы предприятие заключило договор с организацией, которая проводит спецоценку, до подачи заявления в ФСС.
Если предприятие включило в план будущие расходы и не полностью их использовало, об этом сообщите в ФСС до 10 октября (п. 13 Правил).
План финансового обеспечения подпишите у главного бухгалтера и у генерального директора предприятия. Затем отнесите два экземпляра плана в отделение ФСС. После проверки плана на вашем экземпляре работники ФСС поставят отметку о принятии.
Получите у специалиста отделения ФСС заверенную выписку из приказа о финансовом обеспечении мер для вашего предприятия.
Чтобы оформить возврат средств на охрану труда от ФСС, составьте заявление и приложите к нему пакет необходимых документов. Подать заявление нужно до 1 августа текущего календарного года в территориальный орган ФСС по месту регистрации предприятия. Не обращайтесь в крайний срок, лучше сделайте это за несколько месяцев. Если в документах найдут ошибки, то заявление вернут для устранения. В этом случае есть риск пропустить срок подачи.
Заявление заполните на бумажном носителе или в форме электронного документа. Форма заявления приведена в приложении № 1 к Административному регламенту.
За что можно получить вычет?
Один из самых распространенных — имущественный налоговый вычет. Он предоставляется в размере фактически произведенных расходов на строительство или приобретение жилья, но не более 2 миллионов рублей. То есть, купив квартиру, вы вправе получить возмещение 13 % подоходного налога с ваших будущих доходов, пока эти доходы не превысят два миллиона. Если вы приобрели квартиру за 2 млн рублей, то сможете сэкономить на налогах 260 000. Если же приобретенное жилье стоило меньше, то льготу предоставляют исходя из его стоимости, а если больше, то льготу по налогу все равно исчисляют из расчета 2 000 000 рублей, то есть максимальная сумма возврата составит те же 260 000.
Кроме имущественного, подав заявление по месту работы, вы вправе получать:
- стандартные: на себя (предоставляется участникам военных действий, ликвидаторам аварий с радиационным заражением и др.), на детей (1400 на первого и второго ребенка и 3000 на третьего и последующих);
- социальные: на сумму потраченных денежных средств на лечение или обучение, на страхование жизни;
- профессиональный: если вы работаете по гражданско-правовому договору или получаете авторское вознаграждение.
Порядок и правила возврата подоходного налога с заработной платы за год – как вернуть 13 процентов
Предусмотрено два варианта подачи заявлений: при личном посещении ФНС и обращении к работодателю. В первом случае необходимо учитывать:
- сроки проверки не могут быть меньше трех месяцев (кроме того, если запрос будет одобрен, понадобится еще 30 дней, чтобы перечислить денежные средства);
- для всех категорий вычетов составляется одна декларация. В нее вносят все основания для возмещения той или иной суммы. Затем заполненный документ отправляют в ФНС по месту проживания (прописки);
- документацию можно отправить по почте – при условии описи вложения (этот вариант предусмотрен на тот случай, если нет возможности самостоятельно посетить уполномоченный орган).
Возмещение работодателем расходов работника
Так как компенсация расходов при дистанционной работе устанавливается в соответствии с законодательством и связана с исполнением служебных обязанностей, то выплаты не облагаются:
- налогом на доходы физических лиц (пункт 1 статьи 217 НК РФ);
- страховыми взносами (абзац 10 подпункта 2 пункта 1 статьи 422 НК РФ).
Указанное в соглашении с работником и экономически обоснованное возмещение затрат дистанционного работника организация вправе учесть при расчете налога на прибыль. Компенсационные выплаты относятся к иным перечислениям в пользу трудящегося, предусмотренным трудовым (коллективным) договором (пункт 25 статьи 255 НК РФ).
В бухгалтерском учете отнесите компенсацию затрат удаленному сотруднику на те же затратные счета учета, что и заработную плату. Для отражения расчетов с работниками используйте счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».
| Операция | Дебет | Кредит |
|---|---|---|
| Начислено возмещение затрат дистанционному работнику | 20, 25, 26, 44 | 73 |
| Выплачена компенсация | 73 | 50, 51 |
Жилье за счет работодателя: налоговые последствия для компании
Если компания приглашает иногороднего сотрудника на работу, то не редко ей приходится предоставлять ему жилье.
Эти расходы могут составить приличную сумму и, понятно, что компания заинтересована отнести их на уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль.
Может ли она это сделать безболезненно? В статье поговорим о том, как учесть аренду жилья для работника или возмещение ему расходов на наем жилья для целей налогообложения.
Для того, чтобы организация могла учесть в составе расходов суммы аренды жилья для сотрудника, необходимо выполнение двух условий:
- предоставление жилья сотруднику должно быть предусмотрено трудовым договором;
- сумма арендной платы, как доход в натуральной форме, должна являться составной частью заработной платы сотрудника.
Если организация компенсирует непосредственно сотруднику арендную плату, которую он самостоятельно уплачивает арендодателю за съемное жилье, то согласно официальному мнению, подобные выплаты не являются оплатой за выполнение трудовых функций и, соответственно, на основании п. 29 ст. 270 НК РФ не учитываются в целях налогообложения прибыли. Эта позиция выражена в Письмах ФНС РФ от 12.01.2009 № ВЕ-22-3/6, Минфина РФ от 12.01.2018 № 03-03-06/1/823, от 22.10.2013 № 03-04-06/44206, от 30.09.2013 № 03-03-06/1/40369, от 04.04.2013 № 03-04-06/11060.
Систематизируйте или обновите знания, получите практические навыки и найдите ответы на свои вопросы на курсах повышения квалификации в Школе бухгалтера. Курсы разработаны с учетом профстандарта «Бухгалтер».Документы, подтверждающие затраты организации на оплату проживания сотрудника:
- трудовой договор, который предусматривает оплату организацией проживания сотрудника;
- договор аренды жилья;
- платежное поручение на перечисление арендной платы.
Кто может получить вычет по месту работы
В соответствии с требованиями Налогового Кодекса, право на льготу имеет резидент РФ. Им может быть как гражданин России, так и иностранец, проживающий на российской территории не менее 183 дней в течение 12 месяцев, идущих подряд. Второе условие — наличие налогооблагаемых доходов по ставке 13% или 15%.
|
Обязательный статус |
|
|
1. |
Налоговый резидент РФ |
|
2. |
Плательщик НДФЛ по ставке 13% или 15% |