Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инструкция: заполняем штатное расписание на 2023 год». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Штатное расписание отражает структуру предприятия, поэтому здесь отмечают, какие в нём есть отделы и подразделения. Здесь же указывают должности (специальности, профессии), количество единиц, зарплату и общий фонд оплаты труда.
Какая информация должна быть в штатном расписании
В этом документе нет личных персональных данных работников, которые занимают или занимали конкретные должности. По сути, штатное расписание – это просто перечень рабочих мест, которые работодатель может предоставить.
Когда именно составлять штатное расписание? Учитывая, что никаких норм по этому вопросу не установлено, можно ориентироваться на дату заключения первого договора с работником. Но и оформить его более ранней датой тоже не запрещено. Главное, чтобы к моменту заключения трудового договора соответствующая должность уже была вписана в штатное расписание.
Кроме того, надо издать внутренний приказ, которым утверждается штатное расписание. В приказе указывают реквизиты документа, общую численность работников и фонд оплаты труда в месяц.
Основные задачи штатного расписания в компании
ШР может быть полезным для хозяйствующего субъекта, выполняя следующие задачи:
- В нем прописывают структуру компании, отделы, подразделения. Заглянув в него, можно сразу получить представление о системе подразделений фирмы.
- Заключает в себе информацию о полной численности сотрудников во всей компании, в каждом подразделении, о том, сколько содержится штатных единиц каждой должности.
- Дает сведения о том, какая система заработной платы была принята у персонала каждого отдела, цеха и т.д.
- Закрепляет суммы надбавок персоналу.
- Посредством этой бумаги можно легко отследить количество вакантных должностей.
Таким образом, не стоит умалять значение такого документа, как ШР, организации и ее отделу кадров, если таковой имеется.
Заполнение унифицированной формы штатного расписания
В унифицированной форме необходимо заполнить все графы:
- графа 3 — должность и разряд по должности (если он есть);
- графа 5 — тарифная ставка или оклад в соответствии с имеющейся в компании системой оплаты труда*;
- графы 6–8 — премии, надбавки, доплаты для конкретной должности:
*если оплата труда почасовая, в графе 5 указывается величина оплаты труда за один час работы (рубли), в графе 10 («Примечания») – текст: «Почасовая оплата труда» и наименование локального документа (чаще всего это «Положение об оплате труда»), являющегося основанием для такой формы оплаты. Такая трактовка заполнения этой графы при почасовой оплате следует из абз. 5 ч. 2 ст. 57 ТК РФ и разд. 1 указаний, которые утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1.
- в соответствии с действующим законодательством (надбавки за вредные условия труда, за ученую степень, северные надбавки и т. д.);
- локально установленные в организации (связанные с режимом или особенностями работы и т.д.).
Примечание, комментарий юриста по форме штатного расписания
Работодатель негосударственного сектора самостоятельно утверждает форму штатного расписания для себя. Перед Вами форма штатного расписания, предлагаемая нашей редакцией для работодателей негосударственного сектора.
В представленной форме штатного расписания указано, с какой даты оно начинает действовать, но не установлено, по какую дату. На практике нередко работодатели в штатном расписании указывают, по какую дату оно действует. Это неудобно. Ведь возможно, что по истечении установленного срока ничего не изменится и не будет острой необходимости принимать новое штатное расписание. А если старое утратит силу, то всё равно придется делать лишние документы — утверждать очередное штатное расписание. И если понадобится утвердить новое штатное расписание до истечения установленного срока, тоже могут возникнуть вопросы.
Поэтому мы предлагаем писать в штатном расписании, с какой даты оно действует, но не указывать, по какую.
Работодатель может добавить в штатное расписание дополнительные графы, например, для премий, надбавок и пр. при необходимости.
Порядок внесения изменение в штатное расписание
Этот документ должен сохранять свою актуальность в любое время. Поскольку штатку периодически запрашивают во время проверок государственные органы, необходимо своевременно вносить в нее все возникающие изменения.
Порядок внесения изменений в штатное расписание будет прямо зависеть от того, какое количество изменений нужно отразить в документе:
- Если их большое количество, то проще полностью отменить старое штатное расписание, и ввести в действие новый документ, учитывающий все необходимые изменения.
- Если же количество правок, которые нужно внести в штатку небольшое, тогда ответственному работнику лучше всего составить приказ о внесении изменений в штатное расписание.
Обычно можно выделить следующие ситуации, при которых требуется выполнить изменения в документе:
- Создание новых отделов или подразделений;
- Организация новых должностей;
- Изменение названия имеющихся должностей;
- Изменение оклада либо ставок работников;
- Закрытие отдела, подразделение, штатной единицы.
Если изменение штатки влечет за собой изменение условий труда работника (изменение оклада, должности и т. д.), то обязательно необходимо предварительно получить у него письменное согласие. А после того, как новый документ будет введен в действие, с сотрудником оформляется дополнительное соглашение к договору, которое учитывает все сделанные изменения.
С новым приказом нужно познакомить всех тех работников, которые далее будут заниматься оформлением необходимых документов. Также в список ознакомления можно также внести и тех сотрудников, которых напрямую будут затрагивать производимые изменения.
Если в приказе производится введение новых должностей, то нужно указать их наименование, а также какое количество штатных единиц организовывается. Этот документ принимается незамедлительно, если им не затрагиваются интересы каких-либо из уже нанятых работников.
Хранение штатного расписания должно быть обеспечено в подразделении, которое вносит изменения и дополнения, это чаще всего отдел кадров. Если говорить про срок хранения, то для этого документа он является постоянным в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов. Выписки и копии из него могут находиться в бухгалтерии, которая использует расписание для ввода в программу по расчету заработной платы.
Приказы по деятельности предприятия также имеют постоянный срок хранения. И, даже при совпадении этих параметров, следует учитывать, что находиться они должны отдельно. В номенклатуре организации должны быть отражены все необходимые моменты, в том числе указаны дела для приказов по основной деятельности и для штатных расписаний.
Сроки хранения штатного расписания
Законодательство в сфере трудовых отношений не обязывает работодателей периодически переутверждать штатное расписание. Таким образом, это делается при необходимости — при вводе каких-то новых должностей, численности, структурных подразделений, окладов и т.д. Когда в компании таких изменений нет, штатное расписание, которое утверждено один раз, может существовать довольно длительное время.
Срок внесения корректировок в штатное расписание из-за изменений в структуре организации не определен. Тем не менее, следует помнить о том, что на основании штатного расписания проставляется информация в трудовых договорах. Соответственно, утверждать скорректированное штатное расписание требуется своевременно.
Штатное расписание нужно хранить постоянно (п. 40 Перечня, регламентированного Приказом Росархива от 20.12.2019 г. № 236). Соответственно, документ должен храниться все время существования компании, а если она ликвидируется, штатное расписание нужно передать в архив.
При составлении документа необходимо руководствоваться нормами ТК РФ и локальными нормативными актами компании: уставом, учетной политикой, профессиональными стандартами и другими нормативными документами.
Внештатных работников не нужно учитывать, так как в соответствии со ст. 11 ТК РФ трудовое законодательство на них не распространяется.
До 2013 года работодатель был не вправе выбирать бланк — только унифицированная форма № T-3 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). Форму могут использовать ООО, АО, ИП, а также магазин, склад и др. Это и есть новая форма, более новой нет.
Однако в 2020 года такого ограничения нет, форму можно разработать самостоятельно с учетом обязательных реквизитов.
Порядок заполнения формы № T-3:
- заполняем поле «наименование организации»
- указываем ОКПО компании
- ставим № и дату составления документа
- пишем период, с которого документ вступает в силу
- вносим сведения о приказе, на основании которого утверждено штатка
- указываем суммарное количество работников
- в графе 1 заполняем структурное подразделение (администрация, отдел бухгалтерии, отдел закупок, отдел продаж, транспортный отдел и т.д.)
- в графе 2 поставьте код структурного подразделения
- в графе 3 укажите должность, разряд, класс квалификации
Учтите, что должность нельзя придумывать, берите наименования из квалификационных справочников или профстандартов. Особенно важно следовать данному правилу в случае, если какая-либо из должностей или специальностей подразумевает предоставление компенсаций/льгот.
- в графе 4 поставьте количество работников
Например, если в головной компании 2 менеджера по продажам, а в обособленном подразделении -3, то в графе 4 напротив должности «менеджер по продажам» необходимо указать «5».
- в графе 5 – оклад
- графы 6,7 и 8 предназначены для надбавок к окладу (например, за знание иностранного языка)
- графа 9 – это итоговая сумма заработной платы с учетом всех надбавок по конкретной должности
- графа 10 отведена для примечаний (ссылки на нормативные акты, пояснения по процентам и прочее)
Как внести изменения в штатное расписание
В течение всего периода, пока действует штатное расписание, в нем должны находиться только актуальные данные. Это связано с тем, что такой документ очень часто запрашивают контролирующие органы в процессе проведения проверок. Потому, в бланке нужно отражать все изменения, которые возникают в штате компании.
Процедура изменения штатного расписания находится в зависимости от того, какое количество изменений нужно отразить в нем. Если их существенное количество, то проще будет прекратить действие старого документа и ввести в действие новый, учитывающий все нововведения.
Если же число изменений минимально, то ответственный сотрудник готовит приказ о внесении изменений в штатное расписание.
Обычно необходимость внести исправления в документ происходит в следующих ситуациях:
- В организации сформированы новые отделы либо подразделения;
- Создана новая должность;
- Происходит смена названия у должностей, которые уже находятся в штатном расписании;
- У должностей производится изменение окладов либо тарифных ставок;
- Исключается какой-либо отдел либо должность.
Если возникает ситуация, при которой у действующего сотрудника изменяются условия труда (например, меняется должность), то перед выполнением такого изменения требуется получить у него письменное согласие на него. А затем, когда разработан и принят новый документ, с сотрудником заключается дополнительное соглашение, в котором учитывается произведенное изменение.
С принятым документом также знакомят всех исполнителей, на которых возлагаются какие-либо специфические обязанности. На всех сотрудников компании, которых так или иначе затрагивают изменения в штатном расписании, оформляется листов ознакомления.
Если в штатное расписание нужно добавить новые должности, то в распоряжении указываются списком их название и соответствующее число единиц. Такие бланки можно принимать сразу, без согласования либо ознакомлений. Но если новые должности будут затрагивать каким-либо образом сотрудников на уже имеющихся, то ознакомление производить нужно обязательно.
Как корректно заполнить форму № Т-3
Разберем пошагово, как правильно составить штатное расписание на 2022 год. Реквизиты формы оформляем, как показано на примере.
Наименование организации должно полностью соответствовать тому, которое закреплено в учредительных документах, включая сокращенное наименование и наименование на иностранном языке. Если есть сокращенное наименование, оно в бланке указывается в скобках, следом за полным.
Код организации — восемь знаков кода по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Номер документа и дата составления записываются в формате ЧЧ.ММ.ГГГГ. Период действия — указывается, сколько действителен документ и с какой даты он вступает в силу.
Заполняем графы, всего их 10, но при необходимости их легко добавить. В инструкции указано, как заполнять штатное расписание, — наименование структурного подразделения указывается без сокращения, в соответствии с классификатором подразделений, утвержденным работодателем. Если классификатора нет, то в алфавитном порядке или в порядке убывания числа сотрудников подразделения. Если от наименования подразделения зависит предоставление работникам льгот, указываем название подразделения в соответствии с отраслевыми классификаторами вредных производств и другими соответствующими документами.Код структурного подразделения в документе заполняем в соответствии с классификатором, в котором они расположены по функциональной важности. Если классификатора нет, коды допускается присвоить подразделениям, расположенным в алфавитном порядке или по иному принципу.
Важно помнить, как правильно назвать должность в штатном расписании, — должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория), квалификация указываются без сокращений в составе структурного подразделения, начиная от руководителя, заканчивая техническим исполнителем. Внимание: у рабочих — профессии, у служащих — должности (абз. 7 ст. 144 ТК РФ]).
Количество единиц указывается по каждой должности или профессии. Если предусматривается работа по совместительству, указывается в соответствующих долях (например 0,5; 2,75 и т. д.). Тарифная ставка, оклад указываются в размере месячной заработной платы в зависимости от системы оплаты труда (тариф, оклад, процент от прибыли, коэффициент трудового участия и проч.). Размер оклада необходимо указывать в рублях или в процентах, коэффициентах и проч. Практика указывать зарплаты в долларах практически изжила себя. Закон о валютном регулировании прямо это запрещает, а в ТК РФ говорится об обязанности работодателя платить зарплату в рублях.
Надбавки. В графах 6-8 указываются стимулирующие и компенсационные выплаты, установленные законом или по инициативе работодателя. В разделе «Всего» указывается общая сумма граф 5-8 (оклад и надбавки), умноженная на количество штатных единиц.
Примечание заполняется, если информация в графах формы неоднозначна и требует пояснения.
В строке «Итого» указывают общее количество штатных единиц и итогом сумму выплат по всем ставкам с учетом всех надбавок, которая составит месячный фонд заработной платы. Подписи под документом ставят кадровый руководитель и главный бухгалтер.
Важно!
Не забудьте проставить номер документа в соответствующей графе формы.
Как вносить изменения
Поскольку штатку утверждают приказом, то и изменения в него вносятся соответствующими приказами. Дата выпуска приказа об изменении и дата вступления изменений в силу обычно не совпадают.
Изменения обычно затрагивают штатных сотрудников, поэтому за ним следует изменение трудовых договоров. В большинстве случаев для их применения требуется согласие работников, соблюдение сроков уведомления персонала и прочее.
Важно!
Ознакомление работника с приказом о внесении изменения в штатное расписание не является подтверждением его согласия на изменение условий трудового договора.
Посмотрим, как отразить изменение оклада сотрудников. Работодатель обязан за два месяца уведомить об этом персонал, а затем издать приказ о внесении изменений в штатное расписание. В приказе указываются должности, новые оклады и время вступления изменений в силу. Сотрудники отдела кадров, которые будут вносить изменения в трудовые договоры, знакомятся с приказом под подпись.
Затем с работниками заключают дополнительные соглашения. В них недостаточно ограничиться фактом увеличения или уменьшения оклада, необходимо указать причины (по ст. 22 и 132 ТК РФ). Зарплата работника — это существенное условие трудового договора, ее размер зависит от квалификации, сложности выполняемой работы, количества и качества затраченного труда. В противном случае сотрудник, например, сможет потребовать доплатить ему за предыдущие периоды, в которые он делал то же самое, но за меньшие деньги.
Уменьшать размер оплаты труда в одностороннем порядке, по ст. 74 ТК РФ, можно, но это требует точного соблюдения всей процедуры: издания необходимого приказа о введении изменений, письменного уведомления работников за два месяца и обязательного предложения всех штатных вакантных должностей работнику, отказывающемуся трудиться в новых условиях. Если сотрудник согласен на новые условия, с ним заключается дополнительное соглашение. Если он готов занять иную вакантную штатную должность, оформляется перевод. Если, несмотря на соблюдение всей процедуры, работник отказывается трудиться за меньшую заработную плату, работодатель вправе уволить его по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.
Утверждаем расписание
Штатное расписание является локальным нормативным актом организации, в котором фиксируются в сводном виде сложившееся разделение труда между работниками и условия оплаты их труда (Письмо Роструда от 23.01.2013 N ПГ/409-6-1). То есть штатное расписание отражает события трудовых отношений, которые способны оказать влияние на финансовое положение организации и (или) движение денежных средств. По сути, организация (особенно вновь созданная) или иной работодатель не имеют права принимать работников при отсутствии штатного расписания.
Ранее обязательной была унифицированная форма штатного расписания, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Однако с 2013 г. ее использование стало необязательным. И хотя многие организации по-прежнему применяют унифицированные формы, не стоит упускать возможность, предоставленную законодателем, и адаптировать ее под нужды конкретного работодателя.
Приказ об утверждении
Итак, работодатель решил утвердить штатное расписание по самостоятельно разработанной форме. Для начала следует издать соответствующий приказ (см. пример 4).
Пример 4. Приказ об утверждении штатного расписания.
--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Общество с ограниченной ответственностью "Радость" ¦
¦ ¦
¦ ПРИКАЗ ¦
¦ ¦
¦ 24.11.2014 N 29 ¦
¦ ¦
¦ Москва ¦
¦ ¦
¦ Об утверждении и введении в действие ¦
¦ штатного расписания ¦
¦ ¦
¦ В целях закрепления организационно-штатной структуры ООО "Радость" ¦
¦ ¦
¦ ПРИКАЗЫВАЮ: ¦
¦ ¦
¦ 1. Утвердить и ввести в действие с 01.12.2014 штатное расписание ¦
¦ согласно Приложению к настоящему приказу. ¦
¦ 2. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на ¦
¦ начальника отдела кадров Радиолову Л.У. ¦
¦ ¦
¦ Приложение: штатное расписание на 1 (Одном) листе. ¦
¦ ¦
¦ Генеральный директор Щукина Э.Б. Щукина ¦
¦ ¦
¦ С приказом ознакомлена: ¦
¦ Начальник отдела кадров Радиолова Л.У. Радиолова 24.11.2014 ¦
L--------------------------------------------------------------------------