Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно оформить подотчет в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В некоммерческих организациях для учета применяется счет 71, расчеты с подотчетными лицами. Взаиморасчеты производятся в разрезе каждого лица. Корреспондирующий счет при выдаче денег: счет 50 «Касса», если выданы наличные денежные средства; счет 51 «Расчетный счет», если деньги переведены на банковскую карту работника.
Особенности бухучета подотчетных сумм для НКО
На основании сданного отчета бухгалтер НКО проводки по расчетам с подотчетниками:
- дебет 20, 25, 26, 44 (счета затрат), кредит 71 — расходы учтены на соответствующих счетах бухучета;
- дебет 19 «НДС», кредит 71 — выделенный налог на добавленную стоимость отнесен на правильный счет учета;
- дебет 50 «Касса», кредит 71 — возврат неизрасходованного остатка в кассу учреждения.
Какую сумму наличных денег учреждение вправе выдать под отчет на хозяйственные нужды?
В соответствии со ст. 861 ГК РФ расчеты между юридическими лицами, а также расчеты, связанные с осуществлением гражданами предпринимательской деятельности, ведутся в безналичном порядке. Кроме того, данные расчеты могут производиться наличными деньгами, если иное не установлено законом. Напомним, что в настоящее время предельный размер расчетов определен Указанием Банка России от 20.06.2007 N 1843-У и составляет 100 000 руб. Предельный размер расчетов наличными деньгами установлен для расчетов в рамках одного договора, заключенного между юридическими лицами. Расчеты наличными деньгами, осуществляемые между юридическими лицами по одному или нескольким денежным документам по одному договору, не могут превышать предельного размера расчетов наличными деньгами (Письмо Банка России от 02.07.2002 N 85-Т).
Таким образом, учреждение вправе выдать даже 100 000 руб. под отчет на приобретение товаров, работ, услуг при осуществлении расчетов в рамках одного договора. Разумеется, на практике такие суммы редко выдаются под отчет работникам учреждения на хозяйственные нужды, как правило, подобные расчеты осуществляются в безналичном порядке.
Обратите внимание! Несоблюдение предельного размера расчетов наличными денежными средствами является административным правонарушением и влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 4000 до 5000 руб., на учреждение — от 40 000 до 50 000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ).
Нормативное регулирование учета трансфертов
Приказом Минфина России от 21.12.2022 № 192н внесены изменения в приказ Минфина России от 01.12.2010 № 157н «Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления,… государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению».
Приказом № 192н Единый план счетов бухгалтерского учета дополнен новыми счетами, ряд счетов удален, изменены названия некоторых счетов, расширена аналитика на некоторых счетах. Многочисленные изменения внесены в Инструкцию по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета, утв. приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н.
В частности, Приказом № 192н введена обязанность ведения учета расчетов по доходам от предоставления межбюджетных трансфертов, субсидий бюджетным и автономным учреждениям, грантов в форме субсидий по кодам целей, на которые предоставляются соответствующие средства.
Сроки хранения авансовых отчетов
Согласно части №1 статьи №29 Федерального закона № 402-ФЗ авансовые отчеты подлежат хранению в течение 5 лет. Каждая организация сама выбирает порядок хранения отчетов. Чаще всего авансовые отчеты вместе с необходимыми документами прошиваются поквартально либо в хронологическом порядке.
Правила выдачи средств в подотчет были упрощены внесением поправок в Указание № 3210-У (Указание ЦБ от 05/10/20 № 5587-У).
С 30/11/2020 вступили в силу следующие изменения:
- в заявлении на выдачу денег не обязательно указывать срок выдачи и сумму аванса. На несколько выдач денег одному или сразу нескольким работникам можно оформлять один приказ.
- ИП и организация могут сами определять срок для предоставления авансового отчета.
- деньги в подотчет могут получать даже те работники, которые не отчитались по предыдущим полученным суммам.
- с 2021 года на заработную карту работника можно перечислять подотчетные деньги. Реквизиты карты должны быть отражены в приказе директора либо в заявлении на подотчет. Чтобы налоговые органы не подумали, что перечисленные деньги являются зарплатой, платежные поручения нужно оформлять особым образом. В поле «наименование платежа» необходимо указать, для каких целей перечислены деньги. Например: оплата командировочных расходов, оплата хозяйственных нужд и т.д.
Контроль подотчетных сумм на командировку
Вернувшись из командировки, сотрудник обязан отчитаться о потраченных командировочных. Срок отчета – три дня после возвращения из командировки. Отсчитывать надо рабочие дни. Если сотрудник вернулся из поездки в выходной день или в праздник, то трехдневный срок считают с того дня, когда он вышел на работу. Такой порядок следует из пункта 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, и пункта 6.3 указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У.
Работник представляет в бухгалтерию:
- авансовый отчет (по унифицированной форме АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55, либо по самостоятельно разработанной организацией форме);
- первичные документы, подтверждающие расходы.
Необходим ли утвержденный список лиц на выдачу денежных средств под отчет?
Отметим, что прямого указания на установление списка лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет, Положение N 373-П не содержит. Тем не менее из п. 4.4 Положения N 373-П следует, что учреждения могут выдавать наличные деньги под отчет на расходы, которые связаны с ведением деятельности, с письменного распоряжения руководителя. Следовательно, с целью осуществления контроля руководитель должен утвердить список лиц, которые могут получать денежные средства под отчет на хозяйственно-операционные расходы. Перечень лиц, которым выдаются наличные денежные средства на данные расходы, сроки и цели использования этих средств утверждаются приказом руководителя. Срок, на который выдаются денежные средства под отчет, может устанавливаться в зависимости от конкретного случая либо для отдельных видов операций, что закрепляется отдельным нормативным актом учреждения. Целесообразно прописать данные положения в учетной политике.
Когда подотчетные средства могут быть признаны доходом
Случаи, когда подотчетный работник, получив деньги на хозяйственные нужды, не спешит отчитаться об их расходовании, не так уж и редки.
Если у организации нет документов, подтверждающих расходование подотчетных средств, то суммы, выданные работнику, облагаются НДФЛ. Правомерность такого подхода даже в отношении руководителя фирмы подтвердил Верховный суд РФ в Определении от 03 февраля 2020 года № 310-ЭС19-28047. И ФНС уже ссылается на это решение.
Когда сотрудник должен вернуть подотчетные деньги
Основной документ, определяющий отношения работодателя и работника в части выдачи денег под отчет, – это Указание Банка России от 11 марта 2014 года № 3210-У (ред. от 19.06.2017) «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства».
Подотчетные лица – это лица, которым выданы денежные средства для оплаты товаров, работ и услуг в интересах организации (подп. 6.3 п. 6 Указания № 3210-У). Ими могут быть:
· любые работники организации, в том числе ее руководитель; работники-иностранцы, не являющиеся валютными резидентами РФ, поскольку при передаче под отчет не происходит использования денежных средств в качестве средства платежа; работники, имеющие задолженность по ранее полученной под отчет сумме, поскольку требование полного погашения задолженности отсутствует в Указании № 3210-У;
· физические лица, с которыми у организации заключен гражданско-правовой договор (например, подрядчики, исполнители) (Письмо Банка России от 02 октября 2014 года № 29-Р-Р-6/7859).
Для того чтобы выдать деньги подотчетному лицу, нужно составить приказ или иной распорядительный документ, в котором обязательно указываются Ф. И. О. сотрудника, сумма к выдаче, срок возврата. Распорядительный документ не нужен, если есть заявление подотчетного лица о выдаче денег под отчет с визой руководителя о сумме и сроке ее возврата, подписанное руководителем (подп. 6.3 п. 6 Указания № 3210-У).
Деньги под отчет могут выдаваться наличными из кассы или перечисляться на личную банковскую карту работника (Письмо Минфина РФ от 21 июля 2017 года № 09-01-07/46781). Подотчетные деньги выдаются из кассы только после подписи получающего их сотрудника на РКО (подп. 6.2 п. 6 Указания № 3210-У). Чтобы избежать вопросов налогового органа о характере поступления на карту физлица, в назначении платежа необходимо более подробно указать основание перечисления с указанием реквизитов заявления или приказа на выдачу подотчетных средств. Также расходы могут осуществляться работниками с использованием корпоративной банковской карты фирмы.
Ошибки при оформлении подотчетных документов
Оформление авансового отчета с нарушением установленных законодательством требований, а также отсутствие необходимых приложений к авансовому отчету влечет за собой невозможность признания осуществленных расходов в целях исчисления налога на прибыль и, соответственно, указанная в нем сумма расходов не может быть включена в состав расходов в целях налогообложения прибыли как не имеющая надлежащего документального подтверждения (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 03.10.2014 № А40-163433/2012).
Пренебрегая приведенными правилами, можно потерять существенную часть расходов, уменьшающих налогооблагаемую базу (ст. 252 НК РФ, письма Минфина России от 04.02.2015 № 03-03-10/4547, от 10.11.2009 № 03-03-06/1/733, ФНС России от 25.11.2009 № МН-22-3/890, УФНС России по г. Москве от 28.10.2010 № 16-15/113462@).
В Определении ВС РФ от 09.03.2016 № 302-КГ16-450 сказано, что первичные документы признаются оформленными с нарушениями требований закона и не принимаются к учету, если:
— в них отсутствуют сведения, необходимые для идентификации лиц, их подписавших;
— наименование купленных товаров указано нечетко (например, хозяйственные расходы, канцелярские товары, бытовая химия, стройматериалы, расходы, детские новогодние подарки);
— отсутствует дата составления;
— не заполнены графы «Количество», «Цена товара»;
— отсутствует подпись продавца.
Пример 1
Компания оплатила перелет и проезд на транспорте, проживание в гостинице своих работников, а также выплатила им суточные.
В то же время документами, приложенными к авансовому отчету, не был подтвержден служебный (производственный) характер командировок: отсутствовал приказ о направлении работника в командировку с установленными целями поездки, отчет о выполнении задания.
ИФНС признала, что данные расходы не являются документально подтвержденными, и доначислила компании налог на прибыль, соответствующие пени и штрафы, а также НДФЛ. Суд поддержал инспекцию.
(Решение АC Ставропольского края от 29.09.2017 №А63-12161/2015)
Расчеты с подотчетными лицами в бюджетных учреждениях
Правила выдачи подотчетных сумм работникам бюджетных учреждений в целом схожи с аналогичными правилами, действующими для остальных экономических субъектов, но подчиняются своим особым документам, с 19.08.2017 имеющим ряд расхождений с нормативными актами, применяемыми юрлицами небюджетной сферы. Отличия в бухгалтерском учете возникают в связи со спецификой учета у бюджетников. Кроме того, лимиты на командировочные расходы, которые могут возмещаться за счет средств бюджета, установлены законодательством на достаточно низком уровне, но покрыть разницу можно за счет средств от коммерческой деятельности или за счет экономии бюджетных ассигнований.
Для организаций бюджетной сферы с 01.01.2022 года вступили в силу новые стандарты бухгалтерского учета для организаций государственного сектора:
-
федеральный стандарт «Биологические активы», утвержден приказом Минфина РФ от 16.12.2020 N 310н;
-
федеральный стандарт «Метод долевого участия», утвержден приказом Минфина РФ от 30.10.2020 N 254н;
-
федеральный стандарт «Консолидированная бухгалтерская (финансовая) отчетность», утвержден приказом Минфина РФ от 30.10.2020 N 255н;
-
федеральный стандарт «Сведения о показателях бухгалтерской (финансовой) отчетности по сегментам», утвержден приказом Минфина РФ от 29.09.2020 N 223н;
-
федеральный стандарт бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Бухгалтерская (финансовая) отчетность с учетом инфляции», утвержден приказом Минфина РФ от 29.12.2018 N 305н.
Бухучет расчетов с подотчетными лицами бюджетной организации
Бухгалтерский учет в бюджетных компаниях, помимо общего плана счетов, регламентируется еще и частным планом счетов, утвержденным приказом Министерства Финансов России.
Учет расчетов с лицами подотчетными ведется на одноименном счете синтетическом, к которому открыто число аналитических счетов. Такая детальная политика нужна для контроля над исполнением бюджета. В частности, интерес может вызвать счет «Расчет с подотчетными лицами по зарплате», ведь же для расчета с работниками по заработной плате предусмотрен другой уже счет. Такой счет нужен при выдаче финансов лицу, которое отвечает за выдачу заработной платы работникам подразделения бюджетных компаний, удаленного настолько, что ведомость платежная, по которой производятся выплаты, не может быть возвращен в кассу бюджетной компании в срок до трех дней.
Инструкция к такому плану счетов можно обнаружить типовые проводки по расчетам с подотчетными лицами с разъяснениями. Рассмотри пример:
Кассир- бухгалтер удаленного структурного отделения и получила в кассе бюджетной организации в размере 340,000 рублей на выплату работникам в течение 12 трудовых дней. Через 6 дней платежная ведомость с росписями получивших была возмещена в кассу компании. 43,000 рублей бухгалтер вернула в кассу в связи с тем, что 1 из работников вышел на больничный. В учете были сделаны следующие проводки:
| Дебет | Кредит | Сумма, тыс. руб. | Определение |
| «Увеличение задолженности дебиторской по зарплате» | «Выбывание финансов из кассы компании» | 340,000 рублей | Кассиру-бухгалтеру выданы деньги на выплату заработной платы работникам |
| «Зачисление финансов в кассу компании» | «Уменьшение задолженности дебиторской подотчетных лиц по зарплате» | 43,000 рублей | Кассир-бухгалтер вернул остатки подотчетных финансовых средств в кассу |
| «Уменьшение задолженности кредиторской по зарплате» | «Уменьшение задолженности дебиторской подотчетных лиц по зарплате» | 297,000 рублей; | В соответствии с платежной ведомости отображена выданная работникам сумма заработной платы |
Завхозу этого же структурного отделения на основания заявления были отданы 17,000 рублей на закупку бытовой химии и канцтоваров на срок 6 дней. Ровно в срок завхоз представила в бухгалтерию отчет авансовый и чеки товарные на материалы, купленные на сумму 13,500. Сумму, которая осталась, была возвращена в кассу.
Как в 2022 году переводить деньги подотчетнику на его карту?
Данным стандартом определяются общие правила формирования консолидированной бухгалтерской (финансовой) отчетности.
Стандарт устанавливает правила раскрытия сведений о показателях бухгалтерской (финансовой) отчетности по сегментам в составе годовой консолидированной бухгалтерской (финансовой) отчетности. Данный стандарт применяется для оценки деятельности группы госучреждений, объединенных по определенному признаку. Выбранные субъекты объединяются в сегменты. Например, автономные и бюджетные учреждения, получающие субсидии из федерального бюджета.
В соответствии с новым Стандартом Минфин вправе принимать решение о составлении отчетности с учетом инфляции. Данное решение как правило может приниматься, если фактический индекс роста потребительских цен существенно отличается от планового, используемого при формировании бюджета. Пересчету подлежат показатели:
-
Баланса;
-
Отчета о финансовых результатах;
-
Отчета о движении денежных средств.
По решению Минфина может быть пересчитана консолидированная отчетность ГРБС, администраторов и финорганов или индивидуальная отчетность субъектов, входящих в периметр консолидации.
Кроме вышеперечисленных стандартов, с 10.07.2021 вступил в действие приказ Минфина РФ от 15.04.2021 № 61н, который утвердил унифицированные формы электронных документов бухгалтерского учета и Методические указания по их формированию и применению.
С 1 января текущего года данный приказ применяется уполномоченными организациями в рамках, переданных по решению Правительства РФ полномочий отдельных федеральных органов исполнительной власти, их территориальных органов и подведомственных им федеральных казенных учреждений.
Подотчет-2022: что подготовить уже сейчас
1. Федеральный закон от 01.07.2021 № 244-ФЗ «О внесении изменений в Бюджетный кодекс Российской Федерации и о приостановлении действия пункта 4 статьи 242.17 Бюджетного кодекса Российской Федерации».
2. Постановление Правительства Российской Федерации от 24 ноября 2021 г. № 2024 «О правилах казначейского сопровождения».
3. Постановление Правительства Российской Федерации от 1 декабря 2021 г. № 2155 «Об утверждении общих требований к порядку осуществления финансовыми органами субъектов Российской Федерации (муниципальных образований) казначейского сопровождения средств».
4. Постановление Правительства Российской Федерации от 25 декабря 2021 г. № 2483 «Об утверждении правил проведения бюджетного мониторинга и применения мер реагирования в целях недопущения финансовых нарушений участниками казначейского сопровождения».
5. Постановление Правительства Российской Федерации от 25 декабря 2021 г. № 2479 «Об утверждении Правил выдачи (перевода, отзыва) казначейского обеспечения обязательств и сроков проведения органами Федерального казначейства операций с казначейским обеспечением обязательств».
6. Постановление Правительства Российской Федерации от 11 декабря 2021 г. № 2261 «О случаях и порядке обмена информацией между Федеральным казначейством и органами, указанными в пункте 15 статьи 242.13-1 Бюджетного кодекса Российской Федерации».
7. Постановление Правительства Российской Федерации от 13 декабря 2021 № 2271 «Об утверждении Правил экономического обоснования затрат».
8. Приказ Министерства финансов Российской Федерации от 1 декабря 2021 г. № 203н «Об утверждении Порядка формирования и ведения классификатора признаков финансовых нарушений участников казначейского сопровождения» (зарегистрирован в Минюсте России 29 декабря 2021 г. № 66667).
9. Приказ Министерства финансов Российской Федерации от 2 декабря 2021 г. № 205н «Об утверждении порядка формирования идентификатора государственного контракта, договора (соглашения) при казначейском сопровождении средств» (зарегистрирован в Минюсте России 28 декабря 2021 г. № 66615).
10. Приказ Министерства финансов Российской Федерации от 10 декабря г.# 210н «О порядке ведения учета доходов, затрат, произведенных участниками казначейского сопровождения в целях достижения результатов, установленных при предоставлении целевых средств, по каждому государственному (муниципальному) контракту, договору (соглашению), контракту (договору)» (зарегистрирован в Минюсте России 29 декабря 2021 г. № 66677).
11. Приказ Министерства финансов Российской Федерации от 17 декабря 2021 г. № 214н «Об утверждении Порядка осуществления территориальными органами Федерального казначейства санкционирования операций со средствами участников казначейского сопровождения» (зарегистрирован в Минюсте России 29 декабря 2021 г. № 66676).
12. Приказ Федерального казначейства от 15 декабря 2021 г. № 40н «Об утверждении Порядка казначейского обслуживания операций со средствами участников казначейского сопровождения».
13. Приказ Федерального казначейства от 22 декабря 2021 г. № 41н «Об информировании Федеральным казначейством Центрального банка Российской Федерации о совершении казначейских платежей при казначейском сопровождении».
14. Приказ Федерального казначейства от 22 декабря 2021 г. № 43н «Об осуществлении территориальными органами Федерального казначейства проверок при осуществлении расширенного казначейского сопровождения в случаях, установленных Правительством Российской Федерации».
15. Приказ Федерального казначейства от 22 декабря 2021 г. № 44н «Об утверждении Порядка открытия лицевых счетов территориальными органами Федерального казначейства участникам казначейского сопровождения».
1) на основании:
государственных (муниципальных) контрактов, контрактов (договоров), заключаемых в целях приобретения услуг связи по приему, обработке, хранению, передаче, доставке сообщений электросвязи или почтовых отправлений, коммунальных услуг, электроэнергии, гостиничных услуг, услуг по организации и осуществлению перевозки грузов и пассажиров железнодорожным транспортом общего пользования, авиационных и железнодорожных билетов, билетов для проезда городским и пригородным транспортом, подписки на периодические издания, в целях аренды, осуществления работ по переносу (переустройству, присоединению) принадлежащих участникам казначейского сопровождения инженерных сетей, коммуникаций, сооружений, а также в целях проведения государственной экспертизы проектной документации и результатов инженерных изысканий в соответствии с законодательством Российской Федерации о градостроительной деятельности, осуществления страхования в соответствии со страховым законодательством, в целях приобретения услуг по приему платежей от физических лиц, осуществляемых платежными агентами;
государственных (муниципальных) контрактов (контрактов), исполнителями которых являются государственные (муниципальные) казенные учреждения;
государственных (муниципальных) контрактов, исполнение которых подлежит банковскому сопровождению в соответствии с законодательством Российской Федерации;
контрактов (договоров), заключенных в рамках исполнения договоров (соглашений) о предоставлении субсидий (бюджетных инвестиций), по решению Правительства Российской Федерации;
2) в порядке возмещения недополученных доходов или возмещения фактически понесенных затрат в связи с производством (реализацией) товаров, выполнением работ, оказанием услуг;
3) за заслуги перед государством в области науки и техники, образования, культуры, искусства и средств массовой информации (гранты, кроме грантов, условиями предоставления которых установлено требование их использования после подтверждения на соответствие условиям и (или) целям, установленным при их предоставлении, гранты Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, премии, стипендии и иные поощрения);
4) социально ориентированным некоммерческим организациям, а также иным юридическим лицам, указанным законом (решением) о бюджете;
5) в рамках исполнения государственного оборонного заказа:
в целях проведения операций, осуществляемых на отдельных счетах, открытых в уполномоченных банках в соответствии с Федеральным законом от 29 декабря 2012 г. № 275-ФЗ «О государственном оборонном заказе»;
в целях обеспечения органов внешней разведки Российской Федерации средствами разведывательной деятельности;
в целях обеспечения органов федеральной службы безопасности средствами контрразведывательной деятельности, борьбы с терроризмом;
в целях обеспечения Государственной корпорации по атомной энергии «Росатом» товарами, работами, услугами по разработке, испытаниям, производству, разборке и утилизации ядерных боеприпасов и ядерных зарядов, обеспечению их надежности и безопасности на всех стадиях жизненного цикла, поддержанию базовых и критических технологий на всех стадиях жизненного цикла ядерных боеприпасов, ядерных зарядов, в том числе по обеспечению ядерной и радиационной безопасности, формированию государственного запаса специального сырья и делящихся материалов;
6) банкам и государственной корпорации развития «ВЭБ.РФ»;
7) Фонду перспективных исследований, источником образования которых являются субсидии из федерального бюджета в виде имущественного взноса Российской Федерации;
8) при реализации мероприятий, связанных с обеспечением деятельности Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации;
9) в целях осуществления Федеральной службой охраны Российской Федерации проектно-изыскательских работ, капитального ремонта, строительства и реконструкции объектов капитального строительства в интересах объектов государственной охраны.
До 1 июля 2022 г. соглашения о предоставлении целевых субсидий заключаются отдельно по каждому коду целевой субсидии.
Если целевая субсидия предоставляется по нескольким КБК, то отдельные соглашения заключаются по каждому КБК.
С 1 июля 2022 г. после доработки системы «Электронный бюджет» будет обеспечена возможность заключения одного соглашения о предоставлении нескольких целевых субсидий, подлежащих казначейскому сопровождению.
Изменения в авансовых отчетах в 2022 году
Организация, отправляющая сотрудников в командировки, поручающая им приобретение хозтоваров, проездных, товарно-материальных ценностей, совершение оплат в пользу поставщиков, выдает денежные средства на подобные операции. О произведенных тратах работники уведомляют бухгалтерию, составляя авансовые отчеты. В 2022 году изменения, внесенные законодателем, сделали порядок расчетов с персоналом понятнее и удобнее.
- название компании, где трудоустроен работник;
- Ф.И.О. и должность сотрудника, направленного в командировку, получившего средства на иные нужды;
- выданная сумма;
- цели, для которых она предназначалась;
- перечень совершенных трат (с указанием их назначения, даты, № кассового чека и т.д.);
- размер остатка средств, если таковой имеется.
Какие изменения по «имущественным» налогам ожидают бухгалтеров
До 19.08.2017 денежные средства выдавались на основании письменного заявления сотрудника или иного лица в силу п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У. Но после изменения в порядок ведения кассовых операций юридическими лицами и ИП (указание Банка России от 19.06.2017 № 4416-У) и поправкам в пункте 6.3 указаний ЦБ РФ №3210-У от 11.03.2014, обновился список документов для подтверждения подотчетных расходов. Изменения по подотчетным суммам с 2021 года разрешают обосновать передачу денег работнику двумя способами:
- издать распорядительный документ о выдаче подотчетных денег (как правило, это приказ);
- оформить письменное заявление подотчетного лица, завизированное руководителем (как это делалось ранее).
Если раньше обязательным основанием для получения денег было только заявление, то теперь организация вправе самостоятельно выбирать основание для выдачи денежных средств. Нужно ли писать заявление на выдачу денег в подотчет в 2021 году, зависит от того, что прописано во внутренних нормативных документах. Если положение предусматривает написание заявления, его придется писать.
Во многих случаях удобнее оформлять приказ о выдаче подотчетных сумм: например, когда средства получают несколько сотрудников регулярно или одновременно. В этом случае не придется оформлять заявление от каждого лица, а достаточно издать общий приказ о выдаче им наличности.
Благодаря решениям Центробанка, стало проще вести расчеты с подотчетными лицами в 2021 году с учетом последних изменений: теперь кассовые документы при выдаче и возврате денег допустимо оформлять в электронном виде (п. 5.1 и 6.2 указания ЦБ РФ №3210-У от 11.03.2014 ). Так, при оформлении расходного кассового ордера 0310002 в электронной форме получатель денег вправе поставить электронную подпись. А при оформлении приходного кассового ордера 0310001 (при возврате неизрасходованных денег в кассу) квитанцию вносителю денег разрешено направить на адрес его электронной почты, без оформления в бумажном виде. На какой срок можно выдавать деньги в подотчет, зависит от политики организации, это закрепляют в положении о выдаче подотчетных денег и в приказе.
Эти новшества, изменившие порядок выдачи и расходования подотчетных сумм, очень удобны тем компаниям, которые уже обзавелись средствами электронного документооборота.
Новые правила подотчета 2021 года отменяют прежний запрет на передачу денег подотчетным лицам, не погасившим предыдущие долги. Из новой версии п. 6.3 указания ЦБ РФ №3210-У от 11.03.2014 исключено условие о том, что деньги разрешено выдавать при условии полного погашения подотчетным лицом долга по ранее полученным суммам. Но руководству и бухгалтерам стоит аккуратно пользоваться этими изменениями. Может ли учреждение выдать новую подотчетную сумму сотруднику, которому уже ранее была выдана подотчетная сумма, решает руководитель или главный бухгалтер. Если есть объективная необходимость, допустимо выдать работнику несколько авансов подряд, не дожидаясь отчетных документов по предыдущим суммам. Например, уполномоченный работник оплатил вперед предстоящее мероприятие для клиентов в рамках представительских расходов, соответственно, отчетные документы ему еще не предоставили. В это же время работника срочно направили в командировку, в связи с чем ему потребовались деньги на командировочные расходы при непогашенной задолженности по предыдущему авансу.
Следует ограничить круг лиц, которым разрешается иметь задолженность, и установить для них лимит задолженности за определенный период, чтобы для подотчетных лиц изменения не стали поводом для систематического нарушения финансовой дисциплины. Можно ли выдавать деньги в подотчет, если не отчитались за предыдущий, — нежелательно без объективных причин, хотя прямого запрета на это сейчас нет.
БСО – бланки строгой отчетности, применяются при оказании услуг. БСО могут быть изготовлены:
- на кассовом аппарате — должны содержать те же реквизиты, что и кассовый чек;
- типографским способом – могут использоваться только в определенных случаях.
Товарный чек – документ, который подтверждает факт оплаты и отгрузки товара.
Его выдают:
- вместо чека ККТ – в отдельных случаях,
- наряду с кассовым чеком при продаже некоторых товаров.
БСО, изготовленное типографским способом, а также товарные чеки могут заменить кассовые чеки в следующих случаях:
- До 1 июля 2021 года – ИП без найма на любом налоговом режиме, включая УСН, при оказании услуг или выполнении работ, а также торговле товарами собственного производства.
- После 1 июля 2021 года – ИП на патенте (кроме розницы, общепита и перевозок), а также ИП и юрлица при расчетах в удаленных и труднодоступных местностях.