Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Выплата компенсации за использование личного автомобиля: инструкция». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В современных условиях существует большое количество профессий, связанных с разъездами по рабочим вопросам. Даже в такой профессии как бухгалтер, зачастую возникает надобность выезжать в различные инстанции.
Трудовой договор или дополнительное соглашение.
Согласно ст. 188 ТК РФ при использовании работником в служебных целях личного имущества ему выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) личного транспорта, а также возмещаются расходы, связанные с его использованием.
Однако выплата данной компенсации возможна при соблюдении следующих условий:
-
работник использует транспортное средство в интересах работодателя;
-
работодатель знает об этом или согласен на это;
-
размер компенсации установлен соглашением сторон трудового договора, заключенным в письменной форме.
Заключаем договор аренды.
В данном случае руководству спортивного учреждения нужно обратиться к нормам ГК РФ. Статьями 632 и 642 предусмотрена возможность заключения договора аренды транспортного средства с экипажем (то есть с водителем) и без такового. В первом случае предполагается, что арендованным автомобилем будет управлять и проводить его техническое обслуживание сам работник, во втором это делают иные лица.
При таком варианте за использование автомобиля работника учреждение не платит компенсацию, а вносит арендную плату.
Договор аренды транспортного средства, вне зависимости от того, арендуется он с экипажем или без такового, должен быть заключен в письменной форме.
В договоре обязательно указываются:
-
транспортное средство (марка, документы-основания владения им работником и т. д.);
-
срок аренды;
-
размер, порядок, условия и сроки внесения арендной платы;
-
иные условия, согласованные сторонами.
Как документально можно оформить использование личного автомобиля
Для того чтобы при использовании личного автомобиля работника обезопасить и организацию и сотрудника, нужно оформить отношения в письменном виде. Сделать это можно следующими способами:
| Трудовой договор | Дополнительное соглашение к трудовому договору | Договор аренды |
| При заключении трудового договора необходимо прописать условие о выплате компенсации. Причем возмещение происходит только в том случае, если машина сотрудника используется по его доброй воле, с разрешения и в интересах работодателя, а сумма компенсационной выплаты прямо указана в трудовом договоре. Указание на то, что выплата компенсации должна быть закреплена в письменной форме содержится в апелляционном определении Пермского суда от 16.08.2017года по делу №33-8949/2017 | Если трудовой договор уже заключен, а использование автомобиля в служебных целях началось позже, то составляется дополнительное соглашение, в котором прописывается за что конкретно, сколько и когда будет получать работник в виде компенсации | Компания и сотрудник могут заключать договор аренды машины без экипажа. Величина вознаграждения сотруднику в этом случае оговаривается заранее. По общему правилу организация берет на себя все расходы по использованию автомобиля. Единственное условие – все затраты должны быть обоснованы и подтверждены документами. Следует помнить, что согласно части 1 статьи 5 закона №125-ФЗ от 24.07.2008 года страховыми взносами сумма компенсации не облагается, а вот НДФЛ с этих сумм перечислить придется. Целесообразно установить величину аренды в зависимости от интенсивности работы. В случае, если работник уходит в отпуск или на больничный, договор аренды продолжает действовать |
Подтверждение расходов в случае закрепления возможности компенсации в трудовом договоре или допсоглашении к нему, производится по предоставленным документам на расход. В случае аренды автомобиля один раз составляется договор и акт приема – передачи машины. Этот порядок закреплен в письме Минфина №03-03-06/4/118 от 13.10.2011 года.
Вопросы и ошибки по рассматриваемой теме
Вопрос 1
Подлежат ли компенсации расходы на автомобиль, если управление им осуществляется по доверенности?
Даже если сотрудник управляет автомобилем по доверенности, то расходы, понесенные при использовании машины в служебных целях, подлежат компенсации. Загвоздка в такой ситуации только в вопросе перечисления страховых взносов. Есть две позиции. Минтруд и ФСС считают, что величина компенсации должна облагаться страховыми взносами, а решение Верховного суда №309-КГ15-8423 и высшего арбитражного суда №ВАС-4/14 говорят об обратном. Какой вариант выбрать, решает сама организация.
Вопрос 2
Как определить размер компенсации за ГСМ?
Сделать это можно несколькими способами.
Можно прописать в трудовом договоре или соглашении к нему, что возмещение производится на сумму предоставленных чеков. При этом велика вероятность, что работник предоставит «лишние» чеки.
Вариант определения суммы компенсации за 1 километр пробега тоже достаточно удобен. Например, закрепить, что с каждого километра положена компенсация 6 рублей. Соответственно, если работник проедет 1000км, то получит за это 6000 рублей.
Еще один вариант – установить конкретную твердую сумму компенсации. Но это не очень удобно, поскольку ситуации бывают разные.
В любом случае каждый из вариантов обсуждается с работником.
Ошибка
Работник использует личный автомобиль для выполнения служебных заданий на основании договора аренды с организацией. Бухгалтер не рассчитывает и не перечисляет НДФЛ с суммы компенсации. Это является ошибкой, поскольку в данном случае сумма возмещения не облагается страховыми взносами, а НДФЛ начислить и заплатить необходимо.
Использование личных транспортных средств сотрудников в работе достаточно выгодный вариант для работодателя. Очень многие фирмы практикуют такую систему. Для работника этот вариант тоже достаточно удобен. Самое главное разобраться в нюансах начисления компенсации и корректно учесть все расходы.
Основания для выплаты компенсации расходов
Привлечение личного транспорта для использования в служебных целях должно быть оформлено письменным соглашением между сотрудником и работодателем. Договор заключается отдельным документом или дополнением к трудовому контракту в зависимости от типа соглашения. При заключении договора определяются условия эксплуатации – длительность использования, периодичность и обязанности, при исполнении которых производится применение транспорта. Отдельно оговаривается сумма компенсации, равная законодательной норме или сверх нее.
| Тип договора | Дополнительные условия |
| Условие отражено в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему | Работодатель обязуется выплачивать компенсацию при разъездном характере работы. Управление осуществляется самим собственником |
| Договор аренды | Передача автотранспорта производится по акту. Работодатель обязан заключить договор страхования по ОСАГО, осуществлять все типы ремонтов |
| Договор на оказание транспортных услуг | Договор носит гражданско-правовой характер с указанием конкретного срока и конкретной суммы выплаты |
Договор заключается и при осуществлении разовой поездки. Основанием произведения выплат является приказ, составленный работодателем в произвольной форме. Документ несет краткую информацию о сумме компенсации, периодичности выплат. Приказ издается по окончании месяца на основании расчета, произведенного бухгалтерией предприятия.
Отражение в учете компенсаций
Согласно законодательства, суммы которые работодатель заплатит сотруднику за использование авто в служебных целях, не подлежат обложению налогом на доход с физических лиц и н буду отражены в отчете 2 НДФЛ. Так же эти выплаты не облагаются страховыми взносами.
В случае, если например автомобиль не принадлежит сотруднику на правах собственности, а он использует его по доверенности, то возникает спорный вопрос, на который так и нет однозначного ответа.
Налоговая говорит о том, что на основании Трудового кодекса ,автомобиль должен быть личным и принадлежать на правах собственности, тогда не нужно снимать НДФЛ и страховые взносы, соответственно случай с доверенностью не попадает, но судебная практика показывает обратное, оказывается все же четкого понятия в Законе как личное имущество не прописано, поэтому личным может считаться любое имущество на законном праве, в том числе и по доверенности.
С налоговым учетом немного другая ситуация, перед бухгалтером встает вопрос, учитывать ли такие расходы при обложении налогом на прибыль? Учесть их необходимо в составе прочих расходов в соответствии с законодательными нормами.
|
Рабочий объем двигателя легкового автомобиля |
Нормы расходов на выплату компенсации (руб. в месяц |
| до 2000 куб. см включительно | 1 200.00 |
| свыше 2000 куб. см | 1500.00 |
В законодательстве не указан размер и порядок расчета компенсации. Это дает работодателю право предоставлять сотрудникам суммы на свое усмотрение.
Размер выплат определяют следующими способами:
- Назначение фиксированной суммы. В этом случае не учитывают количество поездок, число дней в месяце и т.д. Обычно для определения размера выплат ориентируются на стоимость проката авто в регионе, расценки такси.
- Ежемесячный подсчет суммы. Размер выплат определяют, в зависимости от количества поездок гражданина по служебной необходимости, специфики работы и т.д.
Чтобы определить сумму выплат, учитывают:
- интенсивность поездок;
- срок полезного использования;
- износ авто;
- траты на горюче-смазочные материалы, ремонт, мойку, парковку.
За дни, когда гражданин не использовать авто для рабочих поездок, выплаты не предоставляются.
Достоинства и недостатки каждого из вариантов
У каждого варианта есть достоинства и недостатки. Рассмотрим их более подробно.
Различие с другими видами приобретения транспорта в пользование состоит в том, что в этом случае авто эксплуатируется как в рабочих, так и в собственных личных делах. Соответственно, выплаты за пользование автомобилем работника могут быть меньше аренды, которая подразумевается согласно договору аренды автомобиля с водителем. Но, как показывает практика, эксплуатация собственного автомобиля обусловлена областью его использования: обычно это командировки по службе, куда на собственном автомобиле легче доехать, или это места, где не ходит общественный или другой транспорт. Различные деловые встречи часто подразумевают использование автомобиля. Где еще может понадобиться личный транспорт? К примеру, деятельность сотрудника предполагает постоянные передвижения по городу, от одного клиента к другому. Делать это пешком не получится, поскольку тратится много времени. Компании выгодно нанимать на работу человека с машиной. Он будет успевать объезжать клиентов, а фирма компенсирует ему расходы.
Путевой лист при использовании личного автомобиля сотрудника
Похожее мнение складывается в отношении использования работником личного автомобиля в служебных целях. Но здесь необходимость его оформления диктуют не правила транспортного законодательства, а нормы трудового и налогового законодательства, обязывающие подтверждать именно служебную эксплуатацию собственного транспортного средства работника. Для подтверждения растрат на покупку горюче-смазочных материалов для нужд общепроизводственных работ нужен правильно составленный путевой лист, в котором указан расход топлива по факту. Информация, не позволяющая проверить затраты на ГСМ в качестве общепроизводственных, может сыграть на руку контролерам.
В подведении итогов следует отметить следующее. Чтобы выплаты за эксплуатацию собственного транспортного средства работника являлись компенсационными, необходимо соблюдать порядок использования личного автомобиля в служебных целях:
- Эксплуатация автомобиля связана с выполнением трудовых обязательств.
- Компенсационная выплата выдается на основании приказа работодателя. Величина возмещения обозначенных затрат при этом обязана отвечать экономически обоснованным расходам.
Если данные правила не исполнены, то стоит подписать с сотрудником соглашение или договор об использовании личного автомобиля в служебных целях с водителем и учитывать все налоги и взносы.
Споры по страховым взносам
По общему правилу, объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые физическим лицам в рамках трудовых отношений (п. 1 ст. 420 НК РФ). При определении базы по взносам не учитываются выплаты, поименованные в ст. 422 НК РФ. Так, не подлежат обложению взносами все виды законодательно установленных компенсационных выплат (в пределах утвержденных норм), связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей (абз. 10 подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).
Как мы уже сказали, рассматриваемые компенсации установлены ст. 188 ТК РФ. Значит, они не должны облагаться страховыми взносами в полном размере.
Исходя из указанных норм, специалисты Минфина России в письмах от 12.09.2018 № 03-04-06/65168 и № 03-04-06/65170, от 14.12.2017 № 03-04-06/83831 пришли к следующему выводу. Оплата организацией расходов работников, связанных с использованием личного имущества в служебных целях, не подлежит обложению страховыми взносами. При этом размер возмещения таких расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного имущества для выполнения трудовых обязанностей.
Чтобы выполнить данное условие, компания, по мнению Минфина России, должна располагать копиями документов, подтверждающих:
— право собственности работника на используемое имущество;
— расходы, понесенные им при использовании данного имущества в служебных целях.
Как видите, для страховых взносов финансисты также требуют подтверждения права собственности работника на используемый в служебных целях автомобиль.
А налоговики прямо указывают, что поскольку возмещение работодателем расходов работника, связанных с использованием не принадлежащего ему на праве собственности имущества, Трудовым кодексом не предусмотрено, то суммы компенсации, выплачиваемые работнику за использование транспортного средства, управляемого им на основании доверенности, облагаются страховыми взносами в общеустановленном порядке. Такой вывод содержится в письме ФНС России 13.11.2018 № БС-3-11/8304@.
На наш взгляд, с такой точкой зрения можно поспорить. А аргументация здесь будет точно такая же, как и для НДФЛ.
Следует сказать, что в период действия Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ специалисты Минтруда России высказывали схожий подход. Так, в письме от 27.07.2016 № 17-3/В-291 была рассмотрена следующая ситуация. Работник компании использовал для выполнения своих служебных обязанностей автомобиль, который принадлежал его супруге.
По мнению трудового ведомства, чтобы не начислять страховые взносы на суммы компенсаций, у компании должны быть документы, подтверждающие право собственности работника на используемое имущество.
Нажитое в браке имущество является совместной собственностью супругов (п. 1 ст. 256 Гражданского кодекса РФ, ст. 34 Семейного кодекса РФ). Таким образом, если транспортное средство находится в совместной собственности супругов, суммы возмещения расходов, связанных с использованием работником автомобиля, собственником которого согласно свидетельству о регистрации транспортного средства является его супруга, страховыми взносами не облагается. При этом для подтверждения права собственности следует представить копии свидетельства о заключении брака, договора купли-продажи автомобиля, свидетельства о регистрации автомобиля.
Совсем иные последствия будут в ситуации, когда транспортное средство в соответствии с гражданским и семейным законодательством было приобретено до вступления в брак, получено супругой во время брака в дар или в порядке наследования или по условиям брачного договора является единоличной собственностью супруги. В этом случае суммы компенсации облагаются страховыми взносами в общем порядке, так как транспортное средство не является собственностью работника.
Но суды не соглашались с проверяющими из фондов, которые производили доначисления страховых взносов, если выявляли, что компенсация выплачивалась работникам, которые пользовались автомобилем на основании доверенности. Так, Верховный суд РФ в Определении от 03.08.2015 № 309-КГ15-8423 признал незаконным решение Пенсионного фонда. Высшие арбитры указали, что переданный по доверенности автомобиль не может восприниматься третьими лицами иначе как находящийся во владении и пользовании конкретного лица, которому выдана доверенность. При этом личным имуществом работника является имущество, принадлежащее ему на любом законном основании. Следовательно, выплаты компенсаций за использование легковых автомобилей для служебных поездок правомерно не включены в базу для исчисления страховых взносов.
Мы считаем, что приведенными аргументами можно воспользоваться и сейчас.
На сегодняшний день эти нормы составляют:
|
легковые автомобили с рабочим объемом двигателя: |
рублей в месяц |
|
до 2000 куб. см включительно |
1 200 |
|
свыше 2000 куб. см |
1 500 |
|
мотоциклы |
600 |
Как уже было отмечено, сумма компенсации, учитываемая в целях исчисления налога на прибыль, нормируется. Поскольку нормируемая величина, как правило, не покрывает реально понесенных расходов работника, то возникает вопрос: можно ли учесть расходы, связанные с заправкой автомобиля ГСМ, текущим ремонтом сверх величины компенсации?
В Определении ВАС РФ от 29.01.2009 г. №ВАС-495/09 судьями сделан вывод, что компенсация расходов возмещает затраты по эксплуатации легкового автомобиля: сумму износа, затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт. Таким образом, в размерах компенсации, установленных законодательством, уже учтено возмещение полного объема возникающих в процессе эксплуатации затрат. Такой позиции придерживается Минфин РФ (Письмо от 23.09.2013 г. №03-03-06/1/39239) и УФНС РФ по г. Москве (Письмо от 22.02.2007 г. №20-12/016776).
Оформление компенсации
Для правильного оформления компенсации расходов за эксплуатацию личного транспорта сотрудника предприятию нужны документы:
- Оформленное соглашение с сотрудником с прописанными условиями на использование его личного транспорта в целях компании. В нем необходимо указать размер денежной компенсации и порядок выплаты, срок выплат, технические характеристики автомобиля (объем двигателя, легковой либо грузовой автомобиль, марку, год выпуска машины и его государственный номер).
- Документы сотрудника на автомобиль, который будет использоваться в служебных целях, а также страховка ответственности (ОСАГО), копия ПТС.
- Нормальный документ – приказ собственника предприятия о компенсации на прописанных условиях.
- Путевые листы с реальным маршрутом проезда автомобиля, чеки АЗС, бухгалтерский отчет с расчетами растрат на ГСМ, счета на амортизацию и ремонт автомобиля и остальные бумаги, подтверждающие оплату автомобиля, который используется в рабочем режиме.
Кроме того, желательно в должностной инструкции сотрудника прописать обязанности, которые предполагают регулярные поездки в служебных целях: посещение торговых точек, выезд на встречи к клиентам, доставку товаров или корреспонденции, транспортировку других сотрудников на встречи. Счета на оплату компенсации следует подавать директору на подпись ежемесячно для контроля финансовых затрат организации.
Как компенсировать использование личного транспорта в служебных целях в 2020 году
Порядок выдачи и размер компенсации за использование личного транспорта в служебных целях 2020. Это важно, потому что превышение лимита компенсации, нельзя будет включить в расходы для налога на прибыль. Вас ждут расчеты на примере и документальное оформление выплаты.
Любая денежная выплата должна быть оформлена документально. Не исключение и компенсация служащему за использование личного транспорта в служебных целях 2020. Об этом гласит ст.188 ТК РФ.
Внимание! Важнейшим условием для покрытия износа машины работнику служит официальная договоренность между ним и работодателем. Обе стороны должны быть согласны, что сотрудник будет ездить по делам организации на своем авто.
Если договоренности не было, и служащий проявил инициативу по собственному желанию, требовать денег он не вправе. Договоренность может быть следующей:
- В трудовом договоре формируется специальная глава, посвященная порядку эксплуатации личного транспортного средства (ТС) и выдаче денег за износ, горючее и пр.;
- К трудовому договору прилагается специальное дополнительное соглашение, где прописываются все эти вопросы;
- Заключается договор аренды.
Деньги платятся либо в твердой денежной сумме, либо рассчитываются каждый раз, исходя из износа, пробега и прочих показателей. Периодичность выплат оговаривается в Трудовом договоре или соглашение.
Сумма может быть любой, но в расходы при исчислении базы для налога на прибыль попадет только определенный лимит (об этом ниже). Зв время отпуска и болезни деньги не насчитываются. Горючее, бензин и смазочные материалы оплачиваются отдельно на основании первички: чеки, квитанции, талоны и пр.