Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Оптимизация электронного документооборота». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Работа с бизнес-процессами в системе ELMA на практике может гибко подстраиваться под изменяющиеся условия отрасли или внутренние преобразования в компании. Во время работы у пользователей могут появляться рациональные предложения по улучшению операций, которые были упущены на стадии моделирования. Это стандартное действие, особенно на старте работы системы и активном включении в работу в ELMA реальных пользователей.
Повлияла ли эпидемия на отношение клиентов к цифровым технологиям?
Безусловно. И это касается не только лизинга, но и переформатирования во многих отраслях бизнеса.
Все участники нашего опроса отметили рост количества клиентов, перешедших на ЭДО. Впрочем, отдельные игроки взяли на себя часть затрат по обмену документами.
— В период пандемии компания полностью взяла на себя расходы на экспресс-почту во взаимодействии с клиентами. А сделали мы это в поддержку аграриев, которые ни морально, ни технически не готовы пока к ЭДО, — рассказали в Росагролизинге.
. Во время пандемии мы часто слышали, что мир уже не будет прежним. По крайней мере для бизнеса, который усиленно развивал диджитализацию бизнес-процессов, этот мир не рухнул.
И, напоследок, немного аналитики от компании Газпромбанк Автолизинг:
— По нашим данным, подготовленным совместно с СКБ Контур, ЭДО используют в своей деятельности только 30 % российских предприятий. Компании, отчисляющие единый налог на вмененный доход (ЕНВД), и индивидуальные предприниматели (микро- и малый бизнес) к ЭДО прибегают реже остальных — лишь в 5% случаев. Малый и средний бизнес на упрощенной системе налогообложения (УСН) цифровизирует передачу данных чаще — примерно в 12% случаев. В числе лидеров цифровизации компании, работающие на основной системе налогообложения (ОСНО): примерно половина из их числа активно использует системы ЭДО, а около 70 процентов имеют абонентские ящики у какого-либо оператора.
Что это дает клиентам?
Внедрение новых технологий должно быть выгодно обеим сторонам процесса — лизинговым компаниям и их клиентам. О том, какие сервисы делают общение партнеров более оперативным, рассказали в пресс-службе компании Европлан:
— Компания «Европлан» начала активно внедрять ЭДО задолго до начала пандемии, поэтому сумела воспользоваться всеми его преимуществами в этот непростой период.
ЭДО позволяет удаленно подписывать с клиентами все необходимые документы (договоры, дополнительные соглашения), направлять официальные письма и первичную документацию клиентам, получать от клиентов документы по новым сделкам. Клиентам при этом доступно удаленное обслуживание в Личном кабинете, доступ к которому так же можно запросить, направив заявление через ЭДО.
Именно этой весной был запущен мобильный личный кабинет клиента, который стал продолжением основной версии личного кабинета. Наши клиенты в любое время могут самостоятельно получить информацию:
- по договору лизинга и всем подключённым к нему услугам;
- быстро оформить заявку на получение ключей от ТС
- посмотреть и скачать документы по договору лизинга: ПТС, договоры страхования, договор лизинга и доп. cоглашения к нему;
- проверить штрафы ГИБДД по ТС, зарегистрированным на Европланом.
Просят ли клиенты продублировать документы на бумажном носителе?
В подавляющем большинстве случаев, особенно если речь идет о бухгалтерских документах — нет, не просят.
— На первом этапе в нашей системе ЭДО предусмотрена работа с электронными счетами-фактурами, и дублирование на бумаге этих документов не требуется. Но после того, как в пилотном режиме мы стали подписывать в цифровом формате дополнительные соглашения по реструктуризациям, действительно, начали получать обращения с просьбой заверить документы на бумажном носителе для осуществления регистрационных действий в ГИБДД, рассказал порталу Allleasing операционный директор ГК ВТБ Лизинг Сергей Маринич.
Проблема взаимоотношений с ГИБДД отмечается всеми участниками опроса:
— При постановке на учет транспортного средства требуется один экземпляр документов на бумажном носителе с оригинальной печатью и подписью (цифровая подпись, включая печатную версию, в ГИБДД не принимается), — поясняет Елена Аливасова, руководитель пресс-службы «КАМАЗ-ЛИЗИНГ».По нашей инициативе Объединенная лизинговая ассоциация обратилась в МВД РФ с просьбой обратить внимание на эту сложность, но решения проблемы пока нет.
В большинстве регионов ГИБДД не регистрирует договоры без бумажной версии, говорит представитель «Сбербанк Лизинга».
Практикуется ли электронный документооборот с дилерскими центрами?
Поскольку основной продукт розничных лизинговых компаний — автотранспорт, то вопрос про взаимоотношение с дилерскими центрами это, по сути, вопрос о полном диджитал-цикле сделки.
— На сегодняшний день к ЭДО подключено более 3500 поставщиков по всей стране. Наша цель — подключить всех поставщиков, с которыми мы сотрудничаем, и 100% сделок реализовывать в рамках электронного документооборота, — говорит Ольга Кириллова, директор департамента корпоративного бизнеса АО «Сбербанк Лизинг».
Активно ведется эта работа и в Росагролизинге. В качестве электронного документооборота используются личный кабинет поставщика и личный кабинет агента. В настоящее время аккредитованы 200 личных кабинетов поставщиков и 99 личных кабинетов агентов, пояснили нам представители компании.
Как ввести электронный документооборот?
На первом этапе необходимо принять принципиальное решение о введении электронного документооборота. Такое решение оформляется приказом по предприятию. Некоторые компании разрабатывают специальные локальные акты, которые регулируют документооборот и согласование документов внутри компании, к таким особенностям можно отнести согласование документов между отделами, постановка на контроль, подписание руководством и хранение архивных документов.
На втором этапе необходимо выбрать, какую подпись будет использовать компания при оформлении документов.
Простой электронной подписью является электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом.
Неквалифицированной электронной подписью является электронная подпись, которая:
- получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;
- позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;
- позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;
- создается с использованием средств электронной подписи.
Квалифицированной электронной подписью является электронная подпись, которая соответствует всем признакам неквалифицированной электронной подписи и следующим дополнительным признакам:
- ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;
- для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, имеющие подтверждение соответствия требованиям (статья 5 Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ (ред. от 30.12.2015) «Об электронной подписи». Однако очень во многих случаях документы требуется для целей безопасности именно усиленная квалифицированная подпись.
Как организовать электронный документооборот внутри компании?
Внутри компании электронный документооборот должен быть организован как часы. Ведь важно, что электронный документооборот предполагает сканирование документов, подписание электронной цифровой подписью. А это значит, что нужен специалист, который отвечает за электронные скан-копии, а на рабочих местах руководителей должно быть установлено специальное программное обеспечение, позволяющее подписывать документы.
Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ должен иметь все реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати, поскольку печать не является обязательным реквизитом. Внутри компании могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная цифровая подпись не используется. Например, без электронной цифровой подписи может осуществляться постановка документов на контроль.
Если вы хотите организовать документооборот со своими контрагентами, то необходимо соответствующие положения включить в договор с контрагентом.
Документы формируются и подписываются в электронном виде. Используемые средства электронной цифровой подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке.
Проще всего организовать электронный документооборот с органами власти, например, с налоговой службой. для этого также необходимо получить электронную подпись и заключить договор с удостоверяющим центром. Чаще всего налогоплательщики предоставляют в налоговый орган декларации, пояснения, счета-фактуры. В качестве «обратной связи» документы формируются налоговой в соответствии с Приказом ФНС России от 15.04.2015 № ММВ-7-2 /149@ «Об утверждении Порядка направления документов, используемых налоговыми органами при реализации своих полномочий в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах, в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи и о признании утратившими силу отдельных положений приказа Федеральной налоговой службы от 17.02.2011 № ММВ-7-2 /169@».
К таким документам относятся:
- требования о представлении пояснений;
- уведомления о контролируемых иностранных компаниях;
- уведомления о вызове налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента);
- налогового уведомления;
- решения о приостановлении операций по счетам налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента) в банке и переводов его электронных денежных средств;
- решения об отмене приостановления операций по счетам налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента) в банке и переводов его электронных денежных средств;
- решения о проведении выездной налоговой проверки;
- иные документы.
Достоверность и законность электронного документа
Сфера управления электронным контентом и безбумажное взаимодействие в компаниях сейчас активно развивается. Меняется и законодательство, какие-то правила фиксируются в нём после того, как устоялись в жизни, а какие-то, наоборот, вводятся после принятия новых норм на уровне государства.
Определение достоверности и юридической значимости бумажного документа — всем понятная процедура: документ должен иметь необходимые подписи и печати. Но как определить достоверность электронного документа?
Для этого создана электронная подпись (ЭП) — реквизит электронного документа, предназначенный для его защиты от подделки. Вы можете идентифицировать владельца подписи, а также установить отсутствие изменений в электронном документе после его подписания.
В самом простом представлении механизм ЭП работает следующим образом:
- выделяется удостоверяющий центр (подразделение или внешняя организация), который с помощью специализированного программного обеспечения генерирует так называемые «сертификаты ключей» для каждого пользователя;
- создаётся ключ ЭП — это уникальная последовательность символов. Он состоит из закрытого ключа, который доступен только своему владельцу и им можно подписать документ ЭП, и открытого ключа — доступен всем, с его помощью можно определить, кто и когда подписал электронный документ.
При использовании ECM-системы все «сложности», с которыми может столкнуться пользователь, скрываются. Пользователь, как правило, должен просто выбрать нужную функцию: «Подписать документ» (документ, подписанный ЭП, будет одновременно закрыт для изменений) или «Получить информацию о подписях». Легитимность электронных документов признается .
Как выбрать подходящую СЭД?
Далее следует определиться, какую именно систему электронной документации можно выбрать. Существует несколько классов систем, которые отвечают за автоматизацию документооборота, управление всеми рабочими информационными потоками и архивными документами, а также за непосредственный контроль.
Каждая система была создана для того, чтобы решить целый ряд задач. В частности, система автоматизации не позволит выполнить корректную маршрутизацию всех рабочих потоков. Именно поэтому необходимо выбрать систему, полностью отвечающую вашим потребностям в рамках работы предприятия.
Особенности организации электронного документооборота заключаются в умении правильно выбирать данные системы. Очень часто можно встретить упоминания о системах ERP. Многие считают, что они способны решить абсолютно все проблемы внутри отдельно взятого предприятия, но это далеко не так. Наиболее оптимальный вариант – сочетание системы ERP и автоматической системы ДОУ.
Чтобы выбрать наиболее оптимальную систему, достаточно придерживаться нескольких простых советов.
Внедряя ЭДО, организации чаще всего планируют решить следующие задачи:
- повышение эффективности управления путем автоматизации контроля выполнения, большей прозрачности деятельности подразделений, отдельных сотрудников;
- автоматизация бизнес-процессов с их одновременной оптимизацией;
- обеспечение поддержки накопления, управления и организации доступа к корпоративной информации, знаниям;
- протоколирование деятельности компании в целом, ее отдельных подразделений, рабочих групп, сотрудников с использованием этой информации для поддержки принятия решений т.д.;
- сокращение оборота бумажных документов (с целью снижения издержек);
- упрощение, удешевление хранения документов, использующихся в текущей деятельности, за счет создания оперативного электронного архива.
Итак, если с понятием ЭДО и основными преимуществами мы разобрались, то теперь предлагаю рассмотреть основные системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, а также процессы внедрения указанных систем.
Как уже стало ясно из информации выше, недостаточно просто приобрести и установить программное обеспечение, важно обучить сотрудников и полностью перестроить весь производственный процесс вашего предприятия. Если вы только начинаете вести предпринимательскую деятельность, тогда вам будет немного легче, так как бизнес-процессы еще не запущены.
Процесс внедрения ЭДО в уже функционирующей компании должен происходить постепенно. Поэтапно подключая все структурные подразделения предприятия к работе.
Самым первым этапом будет являться создание автоматизированного делопроизводства. На всех этапах вы можете столкнуться не только с техническими проблемами, но и с психологическими, так как сложно “ломать” уже устоявшиеся правила.
Важно приобретать и устанавливать ПО для ЭДО у одного поставщика, тогда настройка всей системы будет гораздо проще и не даст сбоев.
Давайте рассмотрим основные требования для осуществления процесса внедрения электронного документооборота в организации.
Во-первых , наличие компьютерной техники для установки программного обеспечения;
Во-вторых , все сотрудники предприятия, причастные к данному процессу должны быть уверенными пользователями ПК и иметь к нему доступ;
В-третьих , между коллективом должны быть электронные средства связи, такие как электронная почта, skype и так далее;
В-четвертых , необходимо создать специализированное подразделение или привлечь в качестве аутсорсинговой компании (подробнее про аутсорсинг можно почитать в ).
Ну и наконец, административный сектор компании должен быть готов к тому, что вместо привычной “ручной” подписи будет использоваться .
Таким образом, при соответствии всем указанным требованиям, можно приступить к переходу на использование электронных документов и электронного документооборота.
ТОП-10 систем электронного документооборота
Оценку систем электронного документооборота мы проводили, ориентируясь на сравнение пяти параметров, которые являются определяющими при выборе СЭДа для автоматизации документооборота на предприятии. Шкала – десятибалльная.
| Место | Программа/сервис | Цена | Простота освоения | Функциональность | Учет российского законодательства |
Техническая поддержка |
Общая оценка |
| 1 | Дело | 8 | 8 | 10 | 10 | 10 | 9,2 |
| 2-4 | 1С:Архив | 9 | 7 | 10 | 10 | 9 | 9 |
| 2-4 | CompanyMedia | 9 | 9 | 9 | 10 | 8 | 9 |
| 4-6 | EMC Documentum | – | 9 | 10 | 8 | 8 | 8,8 |
| 4-6 | Логика | 9 | 10 | 9 | 10 | 6 | 8,8 |
| 4-6 | ЕВФРАТ | 9 | 10 | 9 | 10 | 6 | 8,8 |
| 7 | DIRECTUM | 10 | 8 | 8 | 10 | 7 | 8,6 |
| 8 | Lotus Domino.Doc | – | 8 | 8 | 9 | 9 | 8,5 |
| 9 | OPTIMA-WorkFlow | 10 | 8 | 8 | 9 | 7 | 8.4 |
| 10 | LanDocs | 8 | 7 | 7 | 10 | 8 | 8 |
Примечание: итоговая оценка системы в таблице не претендует на стопроцентную объективность и отражает мнение автора, основанное на глубоком анализе данной темы. Этот обзор систем электронного документооборота сделан только среди качественных программных продуктов, которые смело можно выбрать для использования в различных видах бизнеса.
Какие существуют программы ЭДО?
На рынке существует множество систем документооборота, у каждой есть свои достоинства и недостатки. Наиболее распространенные системы:
| Система | Особенности | Стоимость |
| Дело | Одна из крупнейших программ по ЭДО. Большая функциональность, простота и удобство использования. | От 11 до 13,5 тыс. руб. за одно рабочее место |
| Логика | Может использоваться в компаниях любого размера, легка в освоении, гибкая подстройка под пользователя | От 4900 до 5900 за одно место. |
| Евфрат | Считается самой продвинутой из систем, в поставку входит собственная система баз данных, легкий и приятный дизайн | От 5000 руб за рабочее место при развертывании на сервере организации, от 10000 руб. при размещении на оборудовании разработчика. |
| 1С:Архив | Полная интеграция с любыми продуктами 1С, возможность хранения любых файлов — текстовых, графических, видео и аудио. | От 12 до 57 тыс. руб. за всю программу. |
| DIRECTUM | Оптимальная система для малых и средних предприятий, можно совмещать электронные документы с бумажными. | От 7 тыс. руб. до 2 млн. руб. за лицензию |
| OPTIMA-WorkFlow | Новая система, которая только начинает активно развиваться. Есть несколько функций, уникальных для этой системы. | От 55 до 75 тыс. руб. за лицензию. |
Системы автоматизации документооборота на российском рынке
Одним из наиболее популярных программных решений, используемых в качестве системы документооборота в компаниях, является «связка» программ Microsoft Outlook и Microsoft Exchange Server. Офисное приложение MS Outlook установлено почти на каждом компьютере, а MS Exchange Server наиболее часто применяется в качестве сервера электронной почты. Несмотря на то что многие привыкли использовать Outlook и Exchange лишь в качестве электронной платформы для работы с электронной почтой, эти программы после определенных централизованных настроек вполне могут служить для большинства компаний достаточно функциональным средством автоматизации документооборота.
Сейчас на российском рынке представлено более десятка систем электронного документооборота западных и отечественных производителей. У компании Microsoft помимо упомянутых Exchange и Outlook есть и другие специализированные продукты, на базе которых могут быть построены решения для автоматизации документооборота, к примеру SharePoint Portal Server и Content Management Server. Также хорошо известны системы для среднего бизнеса Docs Fusion и Docs Open (ранее продавалась под маркой PC Docs) компании Hummingbird. Наиболее мощная из всех систем документооборота — Documentum — рассчитана на использование в крупных корпорациях. Некоторые компании автоматизируют документооборот, используя программный пакет Lotus Notes, но этот продукт в значительной мере является «конструктором для программистов», и создание на его основе полнофункциональной системы документооборота требует значительных усилий.
Среди российских программ наиболее популярны Lan Docs (компания «Ланит»), Optima Workflow («Оптима»), «БОСС-Референт» («АйТи»).
Личный опыт
Екатерина Азимина, ,
директор по финансам и экономике ОАО «Пивоваренная компания «Балтика» (г. Санкт-Петербург)
В нашей компании используются две системы документооборота. С помощью «БОСС-Референт» автоматизированы основные потоки документов компании: нормативно-распорядительные (приказы, распоряжения), контроль исполнительской дисциплины (поручения), внутренняя служебная переписка, требующая регистрации и контроля сроков ознакомления, согласование договоров с поставщиками внутри компании. При помощи собственной разработки на основе Lotus Notes автоматизировано большинство бизнес-процессов и функций: составление и согласование различного рода заявок (на пропуска, оборудование и т. д.), общекорпоративные справочники (телефоны, адреса) и специализированные внутренние информационные сайты.
Модули документооборота есть и у большинства крупных ERP-систем, таких как SAP R/3 или Oracle Applications. Как правило, их применяют компании — пользователи этих систем. Многие российские фирмы разрабатывают системы документооборота самостоятельно, например на базе существующей в компании учетной системы.
Личный опыт
Илья Филиппов ,
генеральный директор компании «1С:Автоматизация» (г. Москва)
Внедрять специальную систему документооборота, мне кажется, стоит компаниям, в которых с документами постоянно работают более ста человек. Мы, например, автоматизировали документооборот на основе учетной системы «1С:Предприятие». В ней ведется управленческий и бухгалтерский учет, производятся сбор и введение данных, расчет зарплаты, учет записей и протоколов по системе качества ISO 9000:2000 и т. д.